جمعداری اموال

در خصوص این پرسش که جمعداری اموال چیست باید گفت فرایندی است که به منظور کنترل، حفاظت و نگهداری از اموال انجام می شود و به شخصی که این وظیفه را بر عهده دارد، جمعدار می گویند.  جمعدار با امین اموال تفاوت ندارد و وظایف هر دو یکسان می باشد. همچنین جمعداری اموال شامل فرم ها و دستور العمل خاص خود می باشد. 

به مجموعه امکانات و ابزار یک شرکت که انتظار کسب سود از آن ها را دارد اموال گفته می شود. اموال و دارایی ها برای شرکت ها اهمیت ویژه ای دارد زیرا شرکت بدون آن ها قادر به ادامه فعالیت نخواهد بود و مدیران باید به مدیریت و حفاظت از آن ها توجه کنند.

همچنین شرکت ها برای افزایش بهره وری و حفاظت از اموال خود نیاز به جمعداری اموال دارند. جمعداری اموال مستلزم انجام مراحلی است که ممکن است بسیاری از اشخاص نسبت به آن بی اطلاع باشند. به همین خاطر شناختن جمعداری اموال و دستور العمل آن امری ضروری خواهد بود.

از این رو، در ادامه مقاله حاضر، قصد داریم، پس از پرداختن به این موضوع که جمعداری اموال چیست و روش های مدیریت اموال چه می باشد؛ به وظایف جمعدار اشاره کنیم. سپس در خصوص  فرم های جمعداری اموال و دستور العمل مربوط به آن صحبت خواهیم کرد. درانتها به تفاوت جمعدار با امین اموال پرداخته خواهد شد. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، با ما همراه باشید.

جمعداری اموال چیست

هر شرکت و سازمانی برای کنترل موثر و مدیریت اموال خود نیاز به انجام جمعداری اموال دارد. حال ممکن است  عده ای از اشخاص با این مفهوم آشنا نبوده و برای آن ها این سوال مطرح شود که جمعداری اموال چیست که پاسخ آن به شرح زیر خواهد بود:

حفاظت و نگهداری از از اموال شرکت بسیار اهمیت دارد زیرا آن ها اساسی ترین منبع برای ادامه فعالیت، رشد و توسعه شرکت محسوب می شود. در واقع نگهداری صحیح از اموال شرکت یک امر مهم برای هر شرکت است که باید با دقت به آن پرداخته شود.

به همین خاطر واحد مالی و اداری شرکت ها با هدف کاهش هزینه های مدیریت دارایی های فیزیکی و نگهداری و حفاظت اصولی از اموال و دارایی های ثابت، شخصی را به عنوان جمعدار انتخاب می کند. در واقع منظور از جمعداری اموال کنترل و نگهداری از اموال شرکت است و به شخصی که این وظیفه را بر عهده دارد، جمعدار اموال می گویند.

روش های مدیریت اموال

مدیریت اموال یک فرایندی است که برای بهره برداری و نگهداری اصولی از دارایی ها انجام می شود و می توان آن را به روش های مختلفی انجام داد. حال به دلیل اهمیت این موضوع در بخش روش های مدیریت اموال معرفی شده و در خصوص هر کدام توضیحات مفصلی ارائه می گردد.

مدیریت اموال دستی: بسیاری از شرکت‌ها از سیستم مدیریت دارایی پیچیده صرف نظر می‌کنند و روشی را انتخاب می‌کنند که اغلب ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر باشد. در این روش اموال را به صورت دستی شمارش کرده و در اکسل اموال وارد می کنند. البته مزایای زیادی برای این روش وجود دارد، زیرا به کارگیری این روش آسان است و هزینه زیادی ندارد. اما باید توجه داشت که این روش معایبی هم دارد زیرا به دلیل دستی بودن امکان اشتباه در آن بسیار زیاد است.

مدیریت اموال دیجیتال: یکی دیگر از روش‌های رایج برای مدیریت اموال، استفاده از نرم افزار هایی است که در این خصوص طراحی شده است در واقع به جای شمارش دستی می توان از تکنولوژی RFID استفاده کرد که سرعت و دقت بالا از جمله مزایای استفاده از این روش خواهد بود. در این روش برچسب مخصوصی بر روی کالا الصاق می شود که از طریق آن می توان کالا را با امواج رادیویی شناسایی کرد و کلیه اطلاعات مورد نیاز را دریافت نمود.

بنابراین یک شرکت بسته به نیاز های خود باید یکی از روش های مدیریت اموال را انتخاب نموده و بر اساس آن تمام اطلاعات مربوط به اموال را در آن پیاده سازی کند. از طرف دیگر سیستم مدیریت اموال این امکان را برای شرکت ها فراهم می کند که به راحتی دارایی های خود را کنترل و ردیابی کرده و در صورت نیاز به سوابق بازرسی آن دسترسی داشته باشند.

وظایف جمعدار

جمعدار وقتی به عنوان یک نیرو در یک شرکت مشغول به کار می گردد، طبق چارت سازمانی جمعدار اموال، وظایفی به او محول می‌شود. حال ممکن است که در ذهن برخی از افراد این سوال مطرح شود که وظایف جمعدار در یک شرکت چیست و چه مسئولیتی را برعهده دارد که پاسخ آن به شرح زیر است:

جمعدار وسایل خریداری شده برای سازمان را پیگیری می کند و بر روی هر کدام از آن ها برچسب اموال نصب می کند.

آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به مدیریت اموال در سازمان را رعایت و اجرا می کند.

مطابق ضوابط مشخصات تمامی اموال را در دفاتر مخصوص به ثبت می رساند.

گزارشات وضعیت هر یک از دارایی های سازمان اعم از وضعیت موجودی یا محل قرار گیری یا وضعیت بازرسی را تنظیم می کند.

صدور مجوز خروج اموال از انبار را پیگیری کرده و در صورت نیاز آن در دفاتر مربوطه به ثبت می رساند.

صورت حساب‌های اموالی که در شش ماه اول و دوم سال خریداری شده، توسط جمعدار تهیه و تحویل واحد مربوطه می شود.

برنامه‌ و پیشنهاد خود را برای افزایش طول عمر اموال و و نگهداری از دارایی های ثابت ارائه می دهد.

بر اساس فرم های اظهارنامه مالیاتی و اکسل جمعداری اموال نرخ استهلاک اموال را محاسبه می کند.

اموال را به متقاضی تحویل و مطابق مقررات از آن رسید دریافت می کند.

تهیه و تنظیم دفتر اموال دولتی

هرگونه جا به جایی اموال در سازمان را کنترل کرده و از آخرین محل قرار گیری اموال اطلاع دارد.

از اموال سرقتی، مفقودی گزارش تهیه کرده و آن را برای واحدها و مسئولین مربوطه ارسال می کند.

اجناس موجود را با لیست اموال کنترل کرده و آن را تطبیق می دهد.

همچنین برای این که شخصی در یک شرکت به عنوان جمعدار استخدام شود لازم است که در خصوص مسائل مربوط به رایانه، امور مالی و اداری و کنترل اموال و گزارش نویسی و گزارش دهی مهارت و توانایی داشته باشد تا بتواند فعالیت خود را در این زمینه شروع کند. همچنین حقوق جمعدار اموال بستگی به میزان سابقه کاری وی دارد یعنی هرچقدر که سابقه کاری بالایی داشته باشند حقوق او نیز به مراتب بیشتر می شود.

فرم های جمعداری اموال

برای جمعداری به روش دستی باید یکسری فرم تکمیل و به واحد مربوطه ارائه شود حال در قسمت زیر به منظور دسترسی راحت تر کاربران، فرم های جمعداری اموال بارگذاری شده است . همچنین در صورت نیاز می توانند که فایل زیر را دانلود کرده و از آن استفاده نمایند.

بنابراین باید توجه داشت که فرم های جمعداری اموال شامل فرم مربوط به مجوز خروج کالا و اموال، فرم حذف دارائی‌های ثابت مشهود از کارت اموال، فرم مربوط به صورتجلسه تحویل اموال، فرم اموال موجود در شرکت فرم جابجایی و سند انتقال اموال می باشد.

دستور العمل جمعداری اموال

در بخش های قبلی پیرامون جمعداری و روش های آن توضیحاتی ارائه گردید حال باید توجه داشت که در خصوص این امر یک دستور العملی وجود دارد که اطلاع از آن حائز اهمیت می باشد به همین خاطر در قسمت زیر دستور العمل جمعداری اموال بارگذاری شده است.

باید توجه داشت که بر اساس  PDF جمعداری اموال فوق یکی از مراحل مهم در این زمینه، کد گذاری اموال می باشد و منظور از آن این است که یک شماره منحصر به فردی را با برچسب بر روی کالا نصب می کنند تا به راحتی بتوانند کالا مد نظر خود را شناسایی کرده و به آن دسترسی داشته باشند.  

تفاوت جمعدار اموال با امین اموال

در اکثر ادارات دولتی برای حفاظت و نگهداری از اموال، شخصی را به عنوان امین اموال تعیین می کنند. حال ممکن است که برای عده ای از اشخاص این سوال مطرح شود که تفاوت جمعدار اموال با امین اموال در چیست و آیا باید بین این دو تفکیک قائل شد که پاسخ این سوال به شرح زیر می باشد:

همانطور که بیان شد حفاظت از اموال شرکت از اهمیت بسیاری برخوردار است به همین خاطر شرکت ها شخصی را به عنوان جمعدار در نظر می گیرند تا از اموال شرکت محافظت و نگهداری کند. در واقع منظور از جمعداری اموال کنترل و نگهداری از اموال شرکت است و به شخصی که این وظیفه را بر عهده دارد، جمعداری اموال گفته می شود. 

امین اموال  هم در ماده 34 قانون محاسبات عمومی اینگونه تعریف شده است :« امین اموال، ماموری است که از بین مستخدمین رسمی، با موافقت ذیحساب ذیربط به موجب حکم وزارتخانه یا موسسه دولتی به این سمت منصوب و مسئولیت حفظ، حراست، تحویل، تحول و تنظیم حساب اموال و اوارقی که در حکم وجه نقد است، همچنین کالاهای تحت ابواب جمعی به عهده او واگذار می‌شود.» بنابراین با توجه به تعاریفی که از جمعدار و امین اموال ارائه شد باید گفت که این دو با یکدیگر تفاوتی نداشته و وظایف یکسانی بر عهده دارند در نتیجه می توان این دو اصطلاح را معادل هم در نظر گرفت

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد اطلاع از مفهوم جمعداری اموال در کانال تلگرام تجاری عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون اطلاع از مفهوم جمعداری اموال پاسخ دهند.