دفتر کپیه چیست

در خصوص این پرسش که نمونه دفتر کپیه چیست باید گفت که دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات (دفتر اسناد و بسته ها و پیام هایی است که تاجر برای دیگران ارسال کرده است) و صورت حسابهای صادره خود را درآن به ترتیب تاریخ ثبت نماید. 

دفاتر تجاری دفاتری هستند که تجار ملزم اند که آن ها را نگهداری کنند و پاره ای از موارد مانند معاملات تجاری خود را در آن ها یادداشت کنند. اگر تاجر دفاتر تجاری نداشته باشد، از موارد ورشکسته به تقصیر اختیاری می باشد؛ یعنی در این مورد صدور حکم ورشکستگی به تقصیر به تشخیص دادگاه خواهد بود.

از جمله دفاتر تجاری، دفتر کپیه است که قانون گذار شرایط خاصی را برای تنظیم آن در نظر گرفته است که اطلاع از برای هر تاجری ضروری می باشد. به همین خاطر پرداختن به جزئیات دفتر کیپه نظیر شیوه نگهداری و مقایسه آن با سایر دفاتر تجاری اهمیت به سزایی دارد.

در ادامه مقاله حاضر، قصد داریم، پس از پاسخ به این پرسش که دفتر کپیه چیست و منظور از مراسلات و مخابرات در آن چه می باشد به شیوه نگهداری این دفتر بپردازیم. سپس در خصوص مقایسه دفتر کپیه با سایر دفاتر تجاری صحبت خواهیم کرد و در انتها، نمونه دفتر کپیه و مندرجات آن را بررسی خواهیم نمود. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، با ما همراه باشید.

دفتر کپیه چیست

با توجه به ماده 6 قانون تجارت هر تاجری مکلف است از دفاتر تجاری از جمله دفتر کپیه استفاده کند . البته با وجود این که کسبه جز تاجر محسوب می شوند ولی از نگهداری دفاتر تجاری معاف هستند. حال ممکن است که برای عده ای از اشخاص این سوال مطرح شود دفتر کپیه چیست و تعریف آن چه می باشد که پاسخ آن به شرح زیر است:

همانطور که گفته شد؛ یکی از وظایفی که تجار بر عهده دارند تنظیم دفاتر تجاری است. دفاتر تجاری انواع مختلفی دارد که شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می شود. ماده 10 قانون تجارت دفتر کپیه را اینگونه تعریف کرده است: «دفترکپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را درآن به ترتیب تاریخ ثبت نماید.»

بنابراین در دفتر کپیه تاجر نامه ها، مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن درج می کند. در واقع فقط نامه ها و پیام ها صادره در دفتر کپیه قید می شود و نامه و پیام های وارده باید در پوشه مخصوصی نگهداری شود. لازم به ذکر است که اگر تاجر، دفتر کپیه و سایر دفاتر تجاری را نداشته باشد یا آن ها را به صورت ناقص تنظیم کند در هنگام ورشکستگی مشمول مقررات ورشکستگی به تقصیر می شود.

مراسلات و مخابرات در دفتر کپیه چیست

قانون گذار در ماده 10 اصلاحی قانون تجارت به عبارت "مراسلات و مخابرات" اشاره کرده است. حال ممکن است که برای برخی از اشخاص این سوال مطرح شود که منظور قانون گذار از مراسلات و مخابرات در دفتر کپیه چیست که پاسخ آن به شرح زیر می باشد:

در قانون تجارت با وجود اینکه به عبارت مراسلات و مخابرات اشاره شده ولی هیچ تعریف دقیق و روشنی از آن ارائه نشده است. به همین خاطر می بایست این دو کلمه را بر اساس معانی که در عرف دارند بررسی کرد و باید گفت که منظور از مراسلات، نامه و مکاتبه می باشد. به عبارت دیگر منظور از مراسلات صادره، اسناد و بسته هایی است که تاجر برای دیگران ارسال کرده است.

مخابرات هم به معنای انتقال اطلاعات از طریق امواج الکترومغناطیسی است که از این طریق می توان و صدا، تصویر و سایر اطلاعات را برای اشخاص مختلف صادر کرد. به نظر می رسد که قانون گذار به دلیل این که هیچ تعریفی از این واژه نکرده است می بایست مواد قانونی از جمله ماده 10 قانون تجارت را بر اساس معانی ذکر شده تفسیر کرد.

شیوه نگهداری دفتر کپیه

به عنوان یک تاجر، داشتن اطلاعات دقیق از شیوه نگهداری دفاتر تجاری امری بسیار حیاتی است؛ زیرا اگر شرایطی که قانون گذار در این مورد در نظر گرفته است رعایت نشود ممکن است که موجب بی اعتباری دفتر کپیه شود. به دلیل اهمیت این موضوع این بخش از مقاله شیوه نگهداری دفتر کپیه مورد بررسی قرار می گیرد.

ماده 6 تا 19 قانون تجارت به بیان تنظیم و شیوه نگهداری دفاتر تجاری پرداخته شده است. ماده 11 قانون تجارت در این خصوص بیان می کند: «دفاتر مذکور در ماده 6 به استثناء دفتر کپیه قبل از آنکه در آن چیزی نوشته شده باشد به توسط نماینده اداره ثبت (‌که مطابق نظامنامه وزارت عدلیه معین می‌شود) امضاء خواهد شد. برای دفتر کپیه امضاء مزبور لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر مقررات این ماده رعایت خواهد شد.»

بنابراین تنها دفتری که قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد دفتر کپیه می باشد. همچنین تمام دفاتر تجاری باید نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد و تعداد صفحات و کلیه اعداد حتی تاریخ مشخص و با تمام حروف نوشته شود. لازم به ذکر است که تراشیدن و حک‌کردن و همچنین جای سفید گذاشتن بیش از حد موجب بی اعتباری دفتر کیپه خواهد شد.

مقایسه دفتر کپیه با سایر دفاتر تجاری

همانطور که در بخش های قبلی نیز گفته شد دفاتر تجاری انواع مختلفی دارد که شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می شود. حال در این قسمت از مقاله به بیان مقایسه دفتر کپیه با سایر دفاتر تجاری اختصاص پیدا کرد که به شرح زیر می باشد:

در ابتدا لازم است که توضیح مختصری در خصوص هر یک از دفاتر تجاری ارائه شود و سپس به مقایسه دفتر کپیه با سایر دفاتر تجاری پرداخته می شود. اولین دفتر، دفتر روزنامه است که تاجر مواردی مانند مطالبات، دیون، معاملات، واردات و صادرات، معاملات اسناد تجاری و وجوه برای مصارف شخصی  اش را همه روزه در آن  درج می کند. به عبارت دیگر تاجر تمام رویداد های مالی را به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه وارد می کند.

همچنین ماده 8 قانون تجارت دفتر کل را اینگونه تعریف کرده است:« دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج کند و انواع مختلف آن را تشخیص دهد و جدا نماید و هر نوعی را در صفحه مخصوص در آن به طور خلاصه ثبت کند.» به عبارت دیگر تاجر می بایست حداقل هفته ای یک بار اطلاعات مربوط به معاملات را از دفتر روزنامه به صورت تفکیک شده به دفتر کل منتقل کند . همچنین مندرجات دفتر کل شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت می شود.

مطابق ماده 9 قانون تجارت دفتر دارایی هم مواردی مانند صورت دارایی منقول و غیر منقول، مطالبات و دیون سال گذشته تاجر ثبت می شود. در واقع دفتر دارایی صورت وضعیت سال گذشته مالی تاجر می باشد و باید تا پانزدهم فروردین سال بعد تکمیل شود و تنها دفتری است که برای نوشتن مندرجات آن تاریخ معین درنظر گرفته شده است.

حال در خصوص مقایسه دفتر کپیه شرکت با سایر دفاتر تجاری باید گفت دفتر کپیه دفتری است که مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر به ترتیب تاریخ در آن درج می شود. بنابراین کاربرد اصلی این دفتر ثبت مکاتبات و مخابرات تاجر  است ولی سایر دفاتر تجاری مانند دفتر روزنامه، دفتر کل و دارایی اغلب برای امور مالی تاجر استفاده می شود. همچنین قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود نیازی به امضای نماینده اداره ثبت ندارد در حالی که سایر دفاتر تجاری حتما باید توسط نماینده اداره ثبت امضا شود یعنی دفتر روزنامه و . دفتر کپیه در سایر موارد شکلی با دفاتر تجاری تفاوت دیگری ندارد.  

نمونه دفتر کپیه

در بخش های قبل پیرامون دفتر کپیه و شیوه نگهداری آن توضیحاتی ارائه گردید و بیان شد که فقط نامه ها و پیام ها صادره در دفتر کپیه قید می شود. حال به منظور آشنایی علاقمندان نمونه دفتر کپیه در قسمت زیر بارگذاری شده که اشخاص می توانند از مندرجات نمونه آن مطلع شوند.

لازم به ذکر است که امروزه به جای دفتر کپیه از دفتر اندیکاتور یا نامه نما یا بایگانی الکترونیک استفاده می شود و دیگر دفتر کپیه کارایی ندارد. همچنین مندرجات دفتر اندیکاتور شامل تاریخ، صاحبان نامه، شرح نامه رسیده، پیوست و شماره نامه رسیده و امضا می شود

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد دفتر کپیه در کانال تلگرام موضوعات حقوقی عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون دفتر کپیه پاسخ دهند.