دفتر کل شرکت

دفتر کل شرکت دفتر است که، تاجر باید کلیه معاملات خود را حداقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را در این دفتر، ثبت کند. ترتیب نوشتن حساب ها بدین صورت است که ابتدا، باید ستون نام اصلی حساب تکمیل و سپس سایر ستون ها تکمیل گردد.

مطابق با ماده 6 قانون تجارت هر تاجری به استثنای كسبه جزء مكلف است دفاتر ذيل يا دفاتر ديگری را كه وزارت عدليه به موجب نظامنامه قائم ‌مقام اين دفاتر قرار ‌می دهد؛ داشته باشد که این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه می شود.

بنابراین یکی از مهم ترین دفاتر قانونی شرکت ها، مربوط به دفتر کل است. دفتر کل از این حیث اهمیت دارد که از اطلاعات موجود در آن می‌توان برای تهیه صورت های مالی و ترازنامه استفاده کرد. به دلیل اهمیت این موضوع پرداختن به جزئیات دفتر کل، نظیر ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها و تفاوت آن با دفتر روزنامه امری ضروری می باشد.

در ادامه مقاله حاضر، قصد داریم، پس از پاسخ به این پرسش که دفتر کل شرکت چیست و اهمیت آن در حسابداری چه می باشد؛ به ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها در این دفتر بپردازیم. سپس در خصوص لیست حساب ها و ستون تشخیص در دفتر کل شرکت صحبت خواهیم کرد و در انتها، نمونه pdf دفتر کل شرکت پر شده و تفاوت آن با دفتر روزنامه را بررسی خواهیم نمود. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، با ما همراه باشید

دفتر کل شرکت چیست

کلیه تجار مکلف اند که دفاتر قانونی برای خود تهیه نمایند، که یکی از این دفاتر، دفتر کل می باشد. حال ممکن است برای برخی از اشخاص این سوال مطرح شود که دفتر کل شرکت چیست و تعریف آن چه می باشد که در این بخش از مقاله توضیحات مفصلی در این خصوص ارائه می گردد:

دفتر کل شرکت به عنوان دفتر انواع حساب ها شناخته می شود. در واقع منظور از آن دفتری است که تمام اطلاعات مربوط به معاملات از دفتر روزنامه استخراج شده و سپس به تفکیک در در دفتر کل نوشته می شود. ماده 8 قانون تجارت در این خصوص بیان می کند: «دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا‌کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.»

بنابراین مندرجات دفتر کل همان اطلاعات نوشته شده در دفتر روزنامه است که شامل دارایی‌ ها، بدهی‌ ها، سرمایه‌ ها و درآمدهای کلی شرکت می شود؛ منتهی این موارد به صورت دسته بندی در دفتر کل نوشته می شود. از طرف دیگر دفتر کل به شرکت ها این امکان را می‌دهد تا تمامی انتقالات مالی و معاملات خود را به صورت کامل و دقیق ثبت کنند و از این طریق، گزارش‌های مالی دقیقی ارائه بدهند. 

دفتر کل در حسابداری

در بخش قبلی پیرامون دفتر کل شرکت توضیحاتی ارائه گردید و بیان شد که در امور حسابداری این دفتر نقش اساسی دارد. حال ممکن است برای برخی از اشخاص این سوال مطرح شود که منظور از دفتر کل در حسابداری چیست که پاسخ آن به شرح زیر است:

ماده 1 آیین‌ نامه اجرایی ماده ۹۵ اصلاحی قانون مالیات‌های مستقیم در این خصوص بیان می کند: «دفتر کل؛ دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابداری در صفحات مخصوص آن ثبت می شود به ترتیبی که تنظیم صورت‏ های مالی لازم از آن امکان پذیر باشد. دفتر مذکور می‏ تواند به صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه - الکترونیکی) باشد.»

بنابراین دفتر کل در حسابداری اهمیت ویژه ای دارد؛ زیرا از اطلاعات موجود در دفتر کل می‌توان برای تهیه صورت های مالی و ترازنامه حسابداری استفاده کرد. در واقع برای انجام امور حسابداری در شرکت، تحلیل و بررسی دفتر کل ضروری می باشد. لازم به ذکر است که در این دفتر تمامی حساب ها در صفحات جداگانه نوشته و در سیستم حسابداری ثبت می شود.

همچنین یکی دیگر از کاربردهای دفتر کل در حسابداری این است که کلیه بدهکاری ها و بستانکاری ها در این دفتر ثبت می شوند و به همین خاطر، به راحتی می توان از وضعیت بدهکار یا بستانکار بودن، یا مانده حساب شرکت مطلع شد و با بررسی آن ها از بروز خطاهای حسابداری جلوگیری کرد.

ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها در دفتر کل

نحوه تنظیم و نگارش دفتر کل، همانند نوشتن حساب ها در دفتر روزنامه می باشد و این امر نیازمند اطلاع از مندرجات و محتوای این دفتر است. به همین جهت، در این بخش از مقاله، ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها در دفتر کل مورد بررسی قرار می گیرد که به شرح زیر است:

در ابتدا باید گفت که دفتر کل از چندین ستون تشکیل شده است که این ستون ها به ترتیب شامل نام اصلی حساب، تاریخ، شماره عطف، ستون شرح، ستون بدهکار، ستون بستانکار، ستون باقی مانده و ستون تشخیص می شود. در ابتدا باید ستون نام اصلی حساب که در بالای صفحه قرار دارد؛ تکمیل شود و شخص باید نام و شماره حساب مذکور را در آن قسمت وارد کند.

پس از آن نوبت به ستون تاریخ می رسد که باید تاریخ حساب مذکور بر اساس دفتر روزنامه نوشته شود. لازم به ذکر است که ستون تاریخ خود به دو ستون دیگر تقسیم می شود که در یکی از ستون ها باید ماه و در ستون دیگر باید روز حساب وارد گردد. در مرحله بعدی باید در ستون شماره عطف، شماره صفحه روزنامه ای که اطلاعات بر اساس آن به دفتر کل منتقل شده است، باید نوشته شود.

در ستون شرح نیز می بایست توضیحاتی مختصری در مورد رویداد مالی نوشته شود البته برخی از افراد ممکن است که در این قسمت عبارت "به شرح دفتر روزنامه" را بنویسند. پس از آن باید در ستون بدهکار و بستانکار، مبلغ بدهکار و بستانکار هر حساب وارد گردد.

در نهایت ما به التفاوت جمع اقلام بدهکار و جمع اقلام بستانکار ثبت شده در ستون باقی مانده، نوشته می شود و در ستون تشخیص نیز با توجه به عددی که از تفاضل موارد بدهکاری و بستانکاری به دست می آید؛ باید حسب مورد عبارت بدهکار (بد) و بستانکار (بس) نوشته شود.

همچنین در خصوص تاریخ تحریر دفتر کل نیز باید گفت که بند 1 بخش الف ماده 6 آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ اصلاحی قانون مالیات‌ های مستقیم، رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.

لیست حساب ها و ستون تشخیص در دفتر کل شرکت

در بخش ها قبلی ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها در دفتر کل مورد بررسی قرار گرفت و بیان شد؛ یکی از ستون های دفتر کل مربوط به ستون تشخیص می باشد. حال در این بخش از مقاله به منظور آشنایی کاربران به تعریف لیست حساب ها و ستون تشخیص در دفتر کل شرکت پرداخته می شود.

در خصوص ستون تشخیص باید گفت که در این ستون ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب های دفتر کل مشخص و نوشته می شود. در واقع همانطور که بیان شد؛ در ستون باقی مانده باید ما به التفاوت کلیه موارد بدهکاری و بستانکاری قید شود. حال اگر جمع موارد بدهکاری از جمع موارد بستانکاری بیشتر باشد، باید در ستون تشخیص ماهیت آن را بستانکار و در صورت بیشتر بودن جمع بستانکار، باید در ستون تشخص عبارت بستانکار قید شود.

گفتنی است که به تمامی حساب های نوشته شده در دفتر کل، لیست حساب ها گفته می شود. هر کدام از حساب های نوشته شده در این دفتر یک شماره منحصر به خود دارند تا بتوان به راحتی آن ها را شناسایی کرد. البته ممکن است که در شرکت های نوپا و کوچک این شماره حساب، 3 رقمی باشد.

نمونه pdf دفتر کل پر شده شرکت

در بخش های قبلی پیرامون، ترتیب و نحوه نوشتن حساب ها در دفتر کل شرکت، توضیحاتی ارائه گردید و بیان شد که مهم ترین نکته، در نگارش دفتر کل، این است که حساب ها به صورت هفتگی در این دفتر نگارش شود. به منظور آشنایی متقاضیان با مندرجات و محتوای دفتر کل، در قسمت زیر امکان دانلود نمونه pdf دفتر کل پر شده شرکت فراهم گردیده است که افراد می توانند با دانلود و مطالعه این فایل pdf، نسبت به مندرجات این دفتر مطلع شوند. 

بنابراین همانطور که مشاهده می شود؛ اقلام و مندرجات دفتر کل شامل نام حساب، تاریخ، شماره دفتر روزنامه، ستون شرح، ستون بدهکار، ستون بستانکار، ستون باقی مانده و ستون تشخیص می شود که لازم است معاملات درج شده در دفتر روزنامه به ستون های این دفتر منتقل شود.

تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل

قانون گذار علاوه بر دفتر کل شرکت، دفاتر تجاری دیگری را نیز تعیین کرده است. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، دفتر دارایی و دفتر کپیه می شود. نکته ای که در این مورد باید به آن توجه شود؛ این است که دفتر روزنامه و دفتر کل با یکدیگر تفاوت های اساسی دارند. به دلیل اهمیت این موضوع، این بخش از مقاله، به بیان تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل اختصاص پیدا کرده است که به شرح زیر می باشد:

همانطور که گفته شد؛ دفتر کل، دفتر انواع حساب هاست که تمام اطلاعات استخراج شده از دفتر روزنامه به تفکیک در آن نوشته می شود. همچنین ماده 7 قانون تجارت در تعریف دفتر روزنامه بیان می کند: «دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌از قبیل خرید و‌ فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می کند، در آن دفتر ثبت نماید.»

بنابراین دفتر روزنامه و دفتر کل چند تفاوت اساسی بایکدیگر دارند. اول این که در دفتر روزنامه مطالب لازم باید هر روز نوشته شود، ولی در دفتر کل حساب ها حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می گردد.

مورد بعدی این است که در دفتر روزنامه باید به صورت مفصل تمامی هزینه و درآمد هایی که از شرکت خارج و وارد می شود؛ قید شود، ولی در دفتر کل به این جزئیات پرداخته نمی شود. علاوه بر موارد مذکور، تفاوت اساسی دفتر روزنامه و دفتر کل در این است که معاملات نوشته شده در دفتر روزنامه به صورت دسته بندی و به تفکیک به دفتر کل منتفل می شود در حالی که این دسته بندی در دفتر روزنامه وجود ندارد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد نحوه نوشتن دفتر کل شرکت در کانال تلگرام حقوق تجاری عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون نحوه نوشتن دفتر کل شرکت پاسخ دهند.