دفتر حسابداری

مقصود از دفتر حسابداری، دفاتر قانونی ای هستند که تجار و شرکت های تجاری و برخی مودیان، موظف به تهیه، پلمپ قانونی و تکمیل آن ها بر اساس مقررات بوده تا مشمول جریمه نگردند و امور مالی شان، رصد شود. مهم ترین انواع دفاتر قانونی حسابداری، دفتر کل و دفتر روزنامه است که تحریر آن ها، باید به زبان فارسی باشد.

تمامی شرکت های تجاری و افرادی که تاجر شناخته می شوند، ملزم به رعایت قوانین مخصوصی هستند که امکان رخ دادن جرایم مالی و فرار مالیاتی آن ها را به حداقل ممکن رسانده و در صورتی که به طور کامل، آن ها را رعایت کنند، مشمول برخی امتیازات، خواهند شد.

از جمله قوانین کنترل کننده تجار و شرکت های تجاری و برخی مشمولین مالیاتی، برای جلوگیری از فرار مالیاتی آن ها، قانون مربوط به الزام بر داشتن انواع دفتر حسابداری و تحریر آن ها مطابق آیین نامه های تصویب شده در این خصوص است و ضروری بوده تا تمام حسابداران، با قواعد مربوط به این دفاتر قانونی، آشنا باشند.

لذا در مقاله حاضر، اینکه دفتر حسابداری چیست، انواع و مهمترین نوع دفاتر قانونی رسمی این حیطه کدام اند، بررسی شده و در خصوص نحوه تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، نکات مهمی که باید هنگام تکمیل آن ها رعایت گردد، عواقب عدم تنظیم و حق الزحمه و هزینه تحریر دفاتر، توضیح داده شده است.

دفتر حسابداری چیست؟

در پاسخ به این پرسش که دفتر حسابداری چیست؟ باید گفت، مقصود از دفتر حسابداری، دفاتر قانونی ای هستند که تجار و شرکت های تجاری و برخی مودیان، موظف به تهیه، پلمپ قانونی و تکمیل آن ها بر اساس مقررات بوده تا مشمول جریمه نگردند و امور مالی شان، رصد شود. 

تمامی حسابدارن شرکت های به ثبت رسیده در سامانه جامع ثبت شرکت ها و تجار، موظف هستند که هر رویداد مالی را ابتدا در اسناد حسابداری دستی یا سیستمی، اعم از اسناد مالی ساده یا مرکب، درج کرده، به تایید مدیر مجموعه، برسانند و سپس، آن (رویداد مالی) را در دفاتر حسابداری، وارد کنند.

در کل می توان گفت، مقصود از دفتر حسابداری که دارای انواع مخصوص به خود می باشد، دفاتری هستند که حسابدار، تمامی رویدادها و اتفاقات تجاری یک مجموعه یا شخص، اعم از مطالبات و دیون، معاملات اوراق تجاری، وجوهی که بابت مخارج شخصی برداشت شده، واردات و صادرات تجاری، جمع بدهکاران، بستانکاران، جمع دارایی، صندوق و سرمایه را پس از تایید مدیر، در آن ها درج می کند و در پایان سال مالیاتی، تحویل اداره امور مالیات می شوند.

از موارد درج شده در دفاتر قانونی حسابداری که ابزار دست حسابداران می باشد، برای تهیه مواردی نظیر صورت های مالی در سال مالیاتی، تنظیم اظهارنامه‌ های مالیاتی، تهیه گزارش‌، کنترل حساب‌ ها، ایجاد نظم در اطلاعات مالی و اعمال استانداردهای حسابداری، استفاده می گردد؛ داشتن این دفاتر، سبب کاهش اشتباهات در حسابداری یک مجموعه نیز خواهد شد.

انواع دفاتر حسابداری

از آنجا که دفاتر قانونی حسابداری، دارای انواع و اقسام مخصوص به خود بوده و هریک از این انواع، نحوه تحریر ویژه و خاص خود را دارد، در این تیتر از مقاله دینا، انواع دفاتر حسابداری، با استناد به قانون تجارت و آخرین آیین نامه صادره در خصوص این دفاتر، نام برده خواهند شد.

در یک نگاه کلی، دفاتر حسابداری، به دفاتر رسمی که قانون تهیه آن ها را الزامی نموده و به دفاتر غیر رسمی یا کمکی که تهیه آن ها، اختیاری است، تقسیم می گردند. دفتر روزنامه و دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه، جزو دفاتر قانونی و رسمی حسابداری بوده که داشتن آن ها، الزامی است و دفتر کمکی که شامل مواردی چون، دفتر معین و دفتر تفصیلی می باشد، دفتری است که داشتن آن، اختیاری است.

در خصوص دفتر روزنامه و دفتر کل، در تیتر بعدی، توضیحات لازم، ارائه می گردد اما مقصود از دفتر دارایی، دفتری است در بردارنده، تمام دارایی شخص حقیقی یا حقوقی، اعم از دارایی منقول و غیر منقول، دیون و مطالبات، در طی سالی که گذشته می باشد و باید سالانه، تا قبل از 15 فروردین هر سال، تکمیل گردد.

 دفتر کپیه (یا همان اندیکاتور یا نمانامه امروزی)، در بر دارنده، اطلاعات مربوط به تمامی صورت حساب های صادره توسط شخص حقیقی و حقوقی، مراسلات و مخابرات آن ها، به ترتیب تاریخ است. 

دفاتر مکمل، دفاتری هستند که تهیه آن ها، الزامی نیست و دفتر معین که دارای انواع و اقسام مختلف است، از نمونه دفاتر حسابداری مکمل، می باشد. معروف ترین نمونه دفاتر حسابداری مکمل معین، دفتر معین بانک، دفتر معین بدهکاران، دفتر معین اموال و دفتر معین بستانکاران است.

این دفتر، دفتری غیر رسمی و کمکی بوده که بیشتر، برای تفکیک حساب های دفتر کل، از جمله آن دسته از حساب های مندرج در دفتر کل که باید دائما اطلاعات آن ها در دسترس بوده و مورد بررسی قرار گیرد، استفاده می شود.

مهمترین دفاتر قانونی و رسمی کدام است؟

مهمترین دفاتر قانونی و رسمی کدام است؟ این پرسش، از سوی اغلب حسابداران تازه کار مطرح می گردد. لذا در ادامه این تیتر، مهمترین دفاتر قانونی و رسمی حسابداری نام برده شده و در خصوص هریک، توضیحات قانونی لازم، ارائه گردیده است.

دفتر روزنامه، دفتری است که تمامی داد و ستد های روزانه مجموعه، به صورت هرروزه، در آن، درج می گردد. شایان ذکر است، هزینه های شخصی برداشت شده تاجر (شخص حقیقی یا حقوقی) نیز باید در دفتر روزنامه نوشته شود.

دفتر کل که اطلاعات آن، هفته ای یک بار و با استخراج اطلاعات از دفتر روزنامه تکمیل می شود، در بر دارنده اطلاعات حساب‌ های مالی شرکت به صورت جداگانه و تفکیک شده می باشد. یعنی در این دفتر، خلاصه معاملات و رویدادهای مالی، به تفکیک، پیش روی حسابدار خواهد بود.

نحوه تحریر دفاتر حسابداری

نحوه تحریر دفاتر حسابداری، بسته به نوع دفتر، متفاوت بوده و به همین علت، این تیتر از مقاله، به بررسی نحوه تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، اختصاص یافته است. بر اساس آنچه در اصول حسابداری و قوانینی چون قانون تجارت، پیش بینی شده، تحریر انواع دفاتر قانونی حسابداری، به شرح زیر است:

نحوه تحریر دفتر روزنامه، بدین ترتیب است که هرروز باید، اطلاعات داد و ستد های روزانه، به ترتیب وقوع، در ستون های مربوطه و تا پایان صفحه، درج گردد و با پایان یافتن یک صفحه در دفتر روزنامه، جمع ستون بدهکار و بستانکار در پایین صفحه نوشته شود. ستون های این دفتر عبارتند از: ستون شماره ردیف (شماره سند حسابداری)، ستون تاریخ، ستون شماره دفتر کل یا عطف و ستون شرح رویدادهای مالی.

شایان ذکر است در ستون شماره دفتر کل یا عطف، باید شماره صفحه دفتر کل، که اطلاعات سند مربوطه، به آن صفحه منتقل شده، نوشته شود و در سطور ستون شرح رویدادهای مالی که به طور معمول، سه سطر برای شرح هر رویداد در آن، اختصاص می دهند، باید حساب‌ بدهکار، حساب بستانکار و توضیح مختصری از رویداد مربوطه، درج گردد.

نحوه تحریر دفتر کل، بدین ترتیب است که هر هفته، حسابدار، صفحه ای جداگانه‌ برای هر حساب درج شده در دفتر روزنامه، اختصاص می دهد و بر اساس تاریخ وقوع رویداد های یک حساب، تمامی رویدادهای آن حساب، همچنین شرح آن ها را در صفحه اختصاص داده شده، می نویسد. 

هر صفحه دفتر کل، دارای ستون تاریخ، ستون شماره دفتر روزنامه، ستون شرح، ستون بدهکار، ستون بستانکار، ستون تشخیص و ستون باقیمانده، می باشد. در ستون مربوط به تشخیص، باید بدهکار یا بستانکار بودن، به صورت مخفف "بد" یا "بس"، نوشته شود و در ستون شرح و شماره دفتر روزنامه، به ترتیب باید، عبارت "به شرح دفتر روزنامه" و شماره آن حساب در دفتر روزنامه، درج گردد.

در خصوص دفتر دارایی، باید گفت، نحوه تحریر آن به طور اجمالی، بدین صورت است که ستون های مختلفی ایجاد می گردد و در هریک، دارایی ها منقول و غیر منقول، بدهی ها و سرمایه تاجر، در خصوص یک سال مالی گذشته، نوشته می شود.

نحوه تحریر دفتر اندیکاتور یا نمانامه یا دفتر نامه ها که امروزه، جایگزین دفتر کپیه شده و اغلب، به صورت سیستمی، تنظیم می شود، بدین شکل خواهد بود که، تمام صورت حساب های صادره توسط شخص حقیقی و حقوقی، مراسلات و مخابرات آن ها، در این دفتر، نوشته می شوند که شامل ستون های ردیف، شماره های گذشته، تاریخ، نام صاحبان نامه، شرح نامه رسیده، پیوست، شماره نامه و امضا می باشد.

نکات مهم در تحریر دفاتر حسابداری

نکات مهم در تحریر دفاتر حسابداری، همواره باید مورد توجه حسابداران باشد که در این تیتر از مقاله دینا، بخشی از مهم ترین این نکات، ارائه شده اند. بر اساس آیین نامه هایی که در خصوص تحریر دفاتر قانونی، تنظیم و منتشر می گردند، نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی حسابداری، عبارتند از:

عدم انجام کارهایی مثل پاک‌ کردن، تراشیدن و ...؛ استفاده از خودکار، روان‌نویس و یا خودنویس مشکی ای که جوهر پس نمی دهد؛ کم‌ نکردن برگ‌ های دفاتر و مخدوش نکردن پلمپ آن ها؛ درج مبالغ در دفاتر، مطابق با پول رایج کشور و نوشتن کلیه اطلاعات به زبان فارسی؛

درج اطلاعات، بدون خط خوردگی و بر روی سطرهای دفتر، نه میان سطرها؛ رعایت تقدم و تاخر در ثبت رویدادها؛ عدم درج تمام یا قسمتی از فعالیت‌ ها در حاشیه دفاتر؛ خالی نماندن هیچ سطری از دفتر؛ عدم وجود خط خوردگی در دفاتر قانونی. شایان ذکر است، در صورتی که تعداد خط خوردگی در دفاتر قانونی حسابداری، زیاد باشد، سبب رد شدن دفتر و جریمه خواهد شد.

عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری

عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری، می تواند شخص حقیقی یا حقوقی ملزم به تهیه آن ها را با مجازات های پیش بینی شده برای این امر، روبرو سازد. برای بررسی مجازات عدم تنظیم دفاتر حسابداری باید قانون مالیات مستقیم، قانون تجارت و آخرین مصوبه هیئت وزیران را در خصوص اصلاح جزای نقدی مندرج در ماده 15 قانون تجارت، مد نظر قرار داد. عواقب عدم تنظیم دفاتر حسابداری، می تواند سبب مسائل زیر شود:

 ورشکسته به تقصیر شناخته شدن تاجر (مستفاد از ماده 15 قانون تجارت)

مواجه شدن با جرایم مالیاتی (مستفاد از ماده 193 قانون مالیات های مستقیم)

 مواجه شدن با جزای نقدی از ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تا ۶۰,۰۰۰,۰۰۰ میلیون ریال، بر اساس آخرین مصوبه هیئت وزیران در سال 99 در خصوص اصلاح جزای نقدی مندرج در ماده 15 قانون تجارت. در ادامه، در خصوص حق الزحمه و هزینه تحریر دفاتر قانونی​ حسابداری، توضیح داده خواهد شد.

حق الزحمه و هزینه دفاتر قانونی

مقصود از حق الزحمه و هزینه دفاتر قانونی حسابداری، هزینه پرداختی حق التحریر دفاتر، به حسابدار است که در این خصوص باید گفت، این امر، کاملا بسته به تعداد دفاتر، صفحات آن ها و حجم مطالبی دارد که حسابدار باید نسبت به تحریر و نوشتن شان در دفاتر قانونی، اقدام کند.

از آنجایی که هرگونه اشتباه در درج اطلاعات، مغایرت یا خط خوردگی، شخصی حقیقی یا حقوقی را با جرایم مختلف و تبعاتی که در تیتر قبلی ذکر شد، روبرو خواهد کرد، حسابداران، حق التحریر نسبتا بالایی را برای نوشتن دفاتر قانونی، طلب می نمایند.

شایان ذکر است، ثبت نام دفاتر قانونی در سامانه جامعه ثبت شرکت ها و پلمپ آن ها نیز مشمول هزینه است که مبلغ آن، مبلغ زیادی نیست و نرخ آن هر ساله، بر اساس شاخص تورم اعلامی از سوی بانک مرکزی، اندکی افزایش می یابد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص انواع دفتر حسابداری و نحوه تحریر آن ها در کانال تلگرام حقوق تجاری عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون انواع دفتر حسابداری و نحوه تحریر آن ها پاسخ دهند.