تبدیل سند عادی به رسمی

مراحل تبدیل سند عادی به رسمی در خصوص املاک غیر منقول ، به این صورت است که طرفین با تهیه مدارک لازم به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نموده و پس از پرداخت هزینه تبدیل سند دستی به ثبتی ، سند رسمی ملک خود را دریافت نمایند . اما نحوه دریافت سند رسمی برای املاک فاقد سند از طریق ثبت نام در سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت می باشد .

بر اساس قانون ، هر گونه نوشته ای که در مقام دعوی و دفاع ، قابلیت استفاده و استناد را داشته باشد ، نوعی سند محسوب می شود که به لحاظ حقوقی ، می توان اسناد را به دو نوع کلی اسناد عادی و اسناد رسمی ، تقسیم بندی نمود که درجه و میزان اعتبار اسناد رسمی ، نسبت به اسناد عادی ، بالاتر می باشد .

به همین دلیل ، گاهی ، افرادی که برای اموال و دارایی های خود ، صرفا اسناد عادی در اختیار دارند که به صورت دستی تنظیم شده و به ثبت رسمی نرسیده است ، قصد دارند با انجام مراحل قانونی ، اقدام به دریافت سند رسمی نمایند تا از مزایای آن ، بهره مند شوند . لذا پرداختن به این مطلب که در چه شرایطی می توان سند عادی را به رسمی تبدیل نمود ، الزامی به نظر می رسد .

به همین مناسبت ، در ادامه این مقاله ، قصد داریم به بررسی این سوال بپردازیم که چه زمانی سند عادی ، رسمی می شود و این امر ، چه شرایطی دارد . در ادامه ، مراحل و نحوه تبدیل سند دستی به ثبتی را بررسی نموده و مدارک آن را ذکر خواهیم کرد . در پایان نیز ، هزینه های مربوط به تبدیل سند عادی به رسمی را بیان خواهیم کرد .

چه زمانی سند عادی رسمی می شود

در نظام حقوقی ایران ، انواع سند را می توان شامل اسناد عادی و اسناد رسمی دانست که با یکدیگر تفاوت دارند . به طور کلی ، اسناد رسمی ، به اسنادی گفته می شود که توسط ماموران صلاحیت دار ، در حدود وظایف و اختیارات آنها و بر اساس قانون ، تنظیم شده باشند . به عنوان مثال ، زمانی که فردی ، با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی ، سندی را طبق قانون به ثبت می رساند ، می توان گفت که وی ، اقدام به تنظیم سند رسمی نموده است .

لکن در شرایطی که سند تنظیم شده میان اشخاص ، با مراجعه به نهادهای ذی صلاح و طبق قانون ، تنظیم نشده باشد ، می توان صرفا اعتبار سند عادی برای آن قایل شد . معمولا ، اسناد عادی ، میان خود طرفین ، به صورت دستی ، بر روی برگه های سفید ، تنظیم می شوند ؛ لکن برخی از اسناد دیگر نیز که با مراجعه به برخی نهادها تنظیم می شوند نیز ، اعتبار سند عادی دارند ؛ همچون مبایعه نامه املاک که در بنگاه های ملکی تنظیم شده است .

در هر حال ، از آن جهت که توان اجرایی و اثباتی اسناد رسمی ، نسبت به اسناد عادی بالاتر بوده و در صورتی که اختلافاتی میان افراد ایجاد شود ، اسناد رسمی ، به نحو بهتری می توانند حقوق قانونی دارنده را تامین و تضمین نمایند ، بسیاری از افراد ، به دنبال آن هستند که سند عادی خود را به سند رسمی ، تبدیل نمایند . به همین دلیل ، این سوال مطرح می شود که چه زمانی سند عادی تبدیل به سند رسمی می شود ؟

در پاسخ به این سوال ، باید گفت که اصولا ، اسناد عادی را زمانی می توان به اسناد رسمی تبدیل نمود که متقاضی ، به نهادهای ذی صلاح ، مراجعه نموده و درخواست نماید که بر اساس قانون ، آن سند را به ثبت رسانند تا سند دستی ، به سند ثبتی ، تبدیل گردد . هر چند که تبدیل سند عادی به رسمی ، معمولا از طریق مراجعه به دفاتر اسناد رسمی انجام می گیرد ، لکن تحت شرایط خاصی ، ممکن است که مرجع دیگری نیز ، صلاحیت تبدیل سند عادی به رسمی را داشته باشد .

به عنوان نمونه ، در حال حاضر ، دریافت سند مالکیت خودرو ، به صورتی است که طرفین ، می توانند به مراکز تعویض پلاک ، به عنوان مراجع صلاحیت دار ، مراجعه نموده ، برگ سبز خودرو را دریافت کنند . برگ سبز خودرو ، طبق قانون ، یک سند رسمی محسوب می شود ؛ لذا به این طریق ، می توان به جای سند عادی ( یعنی قولنامه ماشین ) ، سند رسمی ( یعنی برگ سبز ) ، دریافت نمود که در ادامه ، شرایط و مراحل آن را بیشتر توضیح خواهیم داد .

شرایط تبدیل سند عادی به رسمی

تبدیل سند عادی به رسمی ، گاهی اهمیت فراوانی نزد افراد دارد ؛ به ویژه دریافت سند ملکی از نوع رسمی ، سبب می شود که دارنده ، به دلیل بالاتر بودن توان اجرایی و اثباتی سند رسمی ، بتواند از مزایای تنظیم سند رسمی برای منزل ، آپارتمان یا مغازه تجاری خود ، بهره مند شود . اما سوالی که مطرح می شود ، آن است که شرایط تبدیل سند عادی به رسمی چیست ؟

در پاسخ به این سوال ، باید گفت که تنظیم سند رسمی بر اساس قانون ، سه شرط مهم دارد . یکی از مهم ترین شرایط تبدیل سند عادی به رسمی ، آن است که اولا ، آن سند ، با دخالت مامور رسمی ، تنظیم شده باشد . مامور رسمی ، به شخصی گفته می شود که یک رابطه استخدامی و قراردادی با دولت دارد و وظیفه قانونی وی ، تنظیم سند رسمی می باشد ؛ مثل سردفتران اسناد رسمی .

دومین نکته مهم در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی ، آن است که مامور مذکور ، در حیطه صلاحیت خود ، اقدام به تنظیم سند رسمی نموده باشد ؛ به این معنا که سردفتران اسناد رسمی ، صرفا صلاحیت صدور سند رسمی برای املاک را داشته و نمی توانند به عنوان نمونه ، سند ازدواج صادر نمایند ؛ لذا اعتبار سند ، منوط به تنظیم آن در حدود صلاحیت های قانونی است .

سومین مسئله در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی ، این است که حین تنظیم این سند ، می بایست مقررات قانونی ، رعایت شود ؛ در غیر این صورت ، سند رسمی صادره ، اعتباری نخواهد داشت . از جمله ، امضای سند رسمی ، که جزء شرایط صحت صدور سند می باشد .

در صورتی که هر یک از شرایط سه گانه فوق وجود نداشته باشد ، سند ، همچنان ، عادی محسوب شده و اعتبار اسناد عادی را خواهد داشت . بنابراین ، در پاسخ به این سوال که شرایط تبدیل قولنامه به سند چیست ، باید گفت که بسته به موضوع ، می بایست متقاضی ، به مامور صلاحیت دار مراجعه نموده و او ، بر اساس قانون و در حدود صلاحیت خویش ، اقدام به تنظیم سند نماید .

حال ، گاهی این سند ، با مراجعه به دفتر اسناد رسمی تنظیم شده ( در مورد سند رسمی ملک ) ، گاهی با مراجعه به دفاتر ازدواج و طلاق ( در مورد سند ازدواج و یا طلاق ) و گاهی هم با مراجعه به مراکز تعویض پلاک ( در خصوص برگ سبز خودرو یا همان سند رسمی ماشین ) .

علاوه بر این ، گاهی مالکان املاک و اراضی ، بنا به دلایلی ، نتوانستند برای املاک خود ، سند رسمی تهیه نمایند . بنا به شرایط مذکور ، قانونی با عنوان قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌ های فاقد سند رسمی ، به تصویب رسیده است .

بر اساس این قانون ، در شرایطی که صاحبان املاک و اراضی ، به علت فوت مالک رسمی یا ورثه او ، عدم دسترسی به مالک یا مفقود الاثر بودن وی یا بنا به علل دیگر ، صدور سند رسمی برای ملک ، میسر نیست ، هیات حل اختلاف ثبتی تشکیل می شود و به همین منظور ، سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت sabtemelk.ir راه اندازی شده است که متقاضیان ، با داشتن شرایط لازم ، بتوانند در این سامانه ، درخواست صدور سند ملکی را ارائه نمایند و در ادامه ، مراحل انجام آن شرح داده شده است .

اما سوالی که مطرح می شود ، این است که شرایط دریافت سند رسمی برای املاک فاقد سند چیست ؟ در پاسخ به این سوال ، باید گفت که دریافت سند رسمی از طریق سامانه مذکور ، در صورتی امکان پذیر است که اراضی کشاورزی ، باغات و ساختمان ها ، دارای سابقه ثبتی بوده و متقاضی ، آن ملک مشاع یا مفروز را به صورت عادی خریداری نموده ، اما به مالک ، دسترسی ندارد .

لازم به ذکر است که دریافت سند رسمی از طریق ثبت درخواست در سامانه ثبت ملک ، برای املاکی که جزء اراضی ملی ، اراضی موات و یا املاک متعلق به دولت هستند ، امکان پذیر نمی باشد . همچنین ، املاکی که مالک رسمی آنها ، در قید حیات بوده و امکان دسترسی به وی وجود دارد ، یا ورثه او در قید حیات هستند ، برای تبدیل سند عادی به رسمی ، می بایست از طریق قانونی یعنی با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی ، سند خود را اخذ نمایند .

نحوه و مراحل تبدیل سند دستی به ثبتی

معمولا ، تنظیم و تبدیل سند عادی به رسمی ، در مواردی مصداق پیدا می کند که دو فرد ، با توافق همدیگر ، یک قولنامه تنظیم و مفاد توافقات خود را بر روی یک برگه یا فرم مبایعه نامه درج و شهود نیز ، ذیل آن را امضا نموده اند . تنظیم این سند ، حتی در بنگاه ، باز هم نوعی سند عادی محسوب می شود که نیازمند ثبت در مراجع قانونی است . لذا سوالی که در این خصوص مطرح می شود ، آن است که مراحل تبدیل سند دستی به ثبتی چیست و نحوه انجام آن چگونه است ؟

در پاسخ به این سوال ، باید گفت که اگر ملک، دارای سند رسمی بوده و طرفین معامله ، اخیرا اقدام به تنظیم دستی سند ملکی نموده و یا اینکه با مراجعه به بنگاه های ملکی ، یک مبایعه نامه ملک تنظیم نموده اند ، می توانند با فراهم کردن مدارک لازم ، از یکی از دفاتر اسناد رسمی ، وقت گرفته و در تاریخ مشخص شده ، به آن محضر مراجعه و درخواست ثبت سند رسمی برای ملک را ارائه نمایند .

مرحله بعدی تبدیل سند دستی به ثبتی ، به این صورت است که دفترخانه ، می بایست از سازمان ثبت و همچنین ، سازمان امور مالیاتی ، استعلام های مربوطه را انجام دهد که در حال حاضر ، با توجه به الکترونیکی شدن این فرایندها ، انجام آن ، در زمان کوتاه تری صورت می گیرد .

در این مرحله ، پس از دریافت مفاصاحساب دارایی و پاسخ استعلام ثبت ، دفترخانه اسناد رسمی ، سند ثبتی ملک را تنظیم نموده و به خریدار و فروشنده ، اعلام می دارد تا در صورت قبول مفاد سند ، اقدام به امضای آن نموده و سپس ، هزینه های قانونی را پرداخت نمایند . پس از گذشت مدتی ، سند مالکیت تک برگ ، تنظیم و به آدرس خریدار ، ارسال خواهد شد .

لیکن، در صورتی که ملک فاقد سند رسمی، در اراضی دولتی و ملی واقع شده باشد، مطابق بند ک تبصره 11 ماده واحد قانون بودجه مصوب سال هزار و چهار صد و یک، افرادی که قبل از سال 1394 املاک دولتی و ملی دارای بنا را در تصرف داشته، این امکان را دارند تا از طریق مراجعه به سازمان ملی زمین و مسکن، برای تبدیل سند عادی به رسمی خود اقدام نمایند.

اما گاهی ، ملک، دارای سند رسمی نبوده و در حال حاضر ، مالک ، قصد دارد برای دریافت سند رسمی یا ثبتی ، اقدام نماید . لذا در این قسمت ، قصد داریم نحوه و مراحل تبدیل سند عادی به رسمی برای املاک فاقد سند  را نیز ، شرح دهیم .

بر اساس ماده 147 قانون ثبت و قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان های فاقد سند رسمی ، این امر ، مورد اشاره قرار گرفته است . بر اساس این قانون ، در راستای صدور سند رسمی برای ساختمان های ایجاد شده روی زمین های با سابقه ثبت و یا صدور سند مالکیت برای زمین های کشاورزی و باغاتی که بنا به دلایلی ، همچون فوت مالک یا عدم دسترسی به وی ، امکان صدور سند وجود نداشته ، هیاتی به نام هیات حل اختلاف ثبتی تشکیل می شود .

البته ، اراضی و املاکی که سابقه ثبتی نداشته باشند ، یا املاک فاقد بنا اعم از محصور یا غیر محصور ، اراضی و املاکی که مالک آنها در قید حیات بوده و امکان دسترسی به وی برای تنظیم سند رسمی وجود دارد ، نمی توانند از روش ذیل ، برای تبدیل سند دستی به سند ثبتی ، استفاده کنند .

نحوه و مراحل گرفتن سند ثبتی برای املاک فاقد سند ، به این صورت است که متقاضی ، ابتدا باید به سایت ثبت ملک به نشانی اینترنتی sabtemelk.ir وارد شده و سپس ، مطابق تصویر زیر ، بر روی گزینه درخواست پذیرش جدید کلیک کند .

سپس ، باید قسمت حایز شرایط درج شده می باشم را تیک زده و بر روی گزینه تایید ، ذیل صفحه کلیک کند .

در این مرحله ، بسته به اینکه شخص حقیقی یا حقوقی هستید ، مشخصات درخواستی که با علامت ستاره تعیین شده اند را ، به دقت وارد نموده و به مرحله بعد بروید .

سپس ، لازم است که مشخصات ملکی که درخواست ثبت آن و دریافت سند ملکی برای آن را دارید ، به صورت کامل ، قید نمایید .

در این مرحله ، می بایست کادرها را کامل کرده و نوع درخواست را تعیین کنید . همچنین ، لازم است به این سوال پاسخ دهید که آیا از طریق ماده 147 ، درخواست صدور سند مالکیت را دارید یا خیر .

سپس ، می بایست مدارکی را که در اختیار دارید ، به صورت فایل ، در این سامانه ، بارگذاری نمایید که در ادامه ، در خصوص این مدارک ، توضیحاتی مطرح خواهیم کرد .

پرداخت هزینه در این سامانه نیز ، می تواند به صورت الکترونیکی و آنلاین انجام شده و یا اینکه پس از پرداخت فیش های واریزی ، تصویر آن را در سامانه ، بارگذاری نمایید .

در آخرین مرحله ، فرم پذیرش درخواست صدور سند مالکیت در سامانه را مشاهده می کنید که می بایست آن را پرینت نموده و سپس ، آن را همراه با سایر مدارک ، به اداره ثبت ، پست نمایید .

پس از آن ، مرحله بعد ، به این صورت است که شماره مرسوله را نیز ، در سامانه وارد کرده و شماره پرونده اختصاصی را دریافت دارید تا بتوانید اقدام به پیگیری و استعلام درخواست صدور سند ثبتی خود نمایید . پیشنهاد می شود برای دریافت اطلاعات بیشتر در این خصوص ، مقاله زیر را نیز مطالعه نمایید .

مدارک لازم برای تبدیل سند عادی به رسمی

در قسمت قبل ، توضیح دادیم که افرادی که قصد دارند مراحل تبدیل سند دستی به ثبتی را طی کنند ، می توانند با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و پرداخت هزینه های مربوطه ، این امر را انجام دهند . اما سوالی که در این خصوص مطرح می شود ، آن است که مدارک لازم برای تبدیل سند عادی به رسمی چیست ؟ لذا در این قسمت ، اهم مدارک مربوط به سند زدن ملک در دفترخانه را ذکر خواهیم نمود .

اما در صورتی که ملک ، فاقد سند بوده و متقاضی ، برای دریافت سند ثبتی آن از طریق سایت ثبت ملک اقدامات لازم را انجام داده باشد ، می بایست مدارک زیر را همراه با فرم درخواست ثبت ملک ، تهیه و به اداره ثبت ، پست کند که این مدارک ، شامل موارد زیر است :

لازم به ذکر است که ارائه هر یک از مدارک مذکور ، نیازمند آن است که متقاضی ، قبلا اقدامات لازم را برای تهیه آن ، انجام داده باشد تا در روند تبدیل سند عادی به رسمی ، خللی وارد نشود . پیشنهاد می شود در این رابطه ، مقاله زیر را نیز ملاحظه نمایید .

هزینه تبدیل سند عادی به رسمی

یکی از مهم ترین مراحل تبدیل سند عادی به رسمی ، آن است که طرفین ، پس از تهیه مدارک لازم ، به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه نموده و با انجام اقدامات لازم و پرداخت هزینه ها ، سند عادی را به ثبتی یا رسمی ، تبدیل می کنند . اما ارائه این خدمت توسط دفاتر اسناد رسمی ، مانند سایر خدمات آن ، نیازمند پرداخت هزینه می باشد . لذا سوالی که مطرح می شود ، این است که هزینه تبدیل سند عادی به رسمی در دفترخانه ، چقدر است ؟

در پاسخ به این سوال ، باید گفت که هزینه سند زدن خانه از طریق دفتر اسناد رسمی ، بسته به ارزش معاملاتی ملک ، متفاوت خواهد بود و نیز اینکه ، دفاتر اسناد رسمی ، برای مطالبه هزینه تبدیل سند دستی به ثبتی ، بر اساس نرخ تعرفه اعلام شده ، عمل می کنند . هزینه تبدیل سند عادی به رسمی در دفترخانه ها ، بر اساس نرخ تعرفه ای که در سال 1401 اعمال می شود ، به شرح جدول زیر خواهد بود :

علاوه بر این ، بر اساس قانون مالیات های مستقیم ، فروشنده ملک ، می بایست به میزان 5 درصد از ارزش معامله را به عنوان مالیات نقل و انتقال ملک پرداخت نماید . پرداخت این هزینه نیز ، از طریق دفاتر اسناد رسمی انجام می شود و طبعا ، هر چه ارزش معاملاتی ملک بیشتر باشد ، میزان مالیات آن نیز ، افزون تر خواهد شد .

علاوه بر اینها ، تبدیل سند عادی به رسمی ، بجز حق التحریر و حق الثبت دفتر خانه و نیز ، مالیات نقل و انتقال ملک ، هزینه های دیگری نیز ، در پی دارد که از جمله آنها ، می توان به پرداخت عوارض شهرداری و دارایی ، عوارض مربوط به تخلفات ساختمانی و مواردی از این قبیل اشاره نمود که حسب مورد ، توسط فروشنده ، می بایست پرداخت شوند . پیشنهاد می شود برای دریافت اطلاعات بیشتر ، مقاله زیر را نیز ملاحظه نمایید .

  اما در خصوص هزینه های گرفتن سند رسمی برای املاک فاقد سند ، باید افزود که ثبت درخواست سند برای اینگونه املاک ، از طریق سامانه ثبت ملک ، نیازمند پرداخت هزینه ای معادل 50 هزار تومان است . علاوه بر این ، تهیه کردن اسناد و مدارک لازم و نیز ، ارسال آنها به اداره ثبت از طریق پست ، نیازمند پرداخت هزینه های مربوطه ، مطابق تعرفه می باشد . پیشنهاد می شود در همین راستا ، مقاله زیر را نیز مطالعه نمایید .

برای دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص مراحل تبدیل سند عادی به رسمی در کانال تلگرام موضوعات حقوقی عضو شوید . کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون مراحل تبدیل سند عادی به رسمی پاسخ دهند .