دفاتر قانونی

دفاتر قانونی، شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر مشاغل بوده که دو دفتر اول، باید هر ساله و پیش از آغاز سال مالی بعد، توسط تجار و از طریق ثبت نام در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری یا همان سامانه جامع ثبت شرکت ها، ثبت و پلمپ شوند. داشتن این دفاتر، جهت ثبت اظهارنامه مالیاتی ضروری بوده و در صورت وجود مواردی مانند گم شدن برگه های دفتر، داشتن صفحه سفید یا در حاشیه نوشتن، از سوی سازمان امور مالیاتی کشور، رد خواهند شد.

یکی از وظایفی که تجار، اعم از حقیقی و حقوقی(شرکت تجاری)، بر عهده داشته، نگه داری دفاتر قانونی یا دفاتر تجاری بوده که دفاتر پلمپ نیز نامیده می شوند. این دفاتر، شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر مشاغل می باشند.

نکته ای که لازم است تا مورد توجه فعالان عرصه تجارت قرار گیرد، این مساله بوده که نگه داری دفاتر مزبور، به تنهایی کافی نبوده و به منظور استفاده از مزایای مالیاتی این دفاتر و اجتناب از جریمه های قانونی، تجار، باید در نحوه ثبت نام، پلمپ و نحوه تنظیم این دفاتر، مقررات مربوطه را رعایت نمایند.

بنابراین، با توجه به اهمیت این دفاتر، در مقاله حاضر، ابتدا به تعریف دفاتر قانونی پرداخته و پس از معرفی سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، نحوه پلمپ، تنظیم، موارد رد و نحوه ثبت نام این دفاتر را توضیح خواهیم داد. 

دفاتر قانونی چیست

هنگامی که شخص، اعم از حقیقی و حقوقی(شرکت تجاری)، فعالیت تجاری خود را آغاز کرده و به او تاجر گفته می شود، مطابق مقررات قانون تجارت، قوانین مالیاتی و سایر قوانین تجاری کشور، تکالیف و وظایفی، بر عهده وی قرار می گیرد.

یکی از وظایفی که تجار، به موجب ماده 6 قانون تجارت بر عهده داشته، نگه داری چهار دفتر، تحت عنوان دفاتر قانونی یا دفاتر تجاری بوده که به دلیل لزوم پلمپ این دفاتر، دفاتر پلمپ نیز نامیده می شوند. این چهار دفتر، عبارتند از: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه.

دلیل الزام به نگه داری این دفاتر و واردن کردن اطلاعات مالی در آن ها، به این علت بوده که در موقع تنظیم و ثبت نام اظهارنامه مالیاتی، صاحبان این دفاتر، ملزم بوده تا دفاتر خود را به اداره مالیات ارائه کرده تا ممیز مالیاتی، بر اساس اطلاعات موجود در این دفاتر، برای پذیرش یا عدم پذیرش اظهارنامه مالیاتی و محاسبه مالیات سالیانه تاجر، اقدام نماید.

البته، از آنجا که تجار و شرکت های تجاری، دارای حسابدار بوده و یکی از اسناد حسابداری تنظیم شده توسط آنها ترازنامه می باشد، عملا دفتر دارایی از لیست دفاتر قانونی حذف شده و مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، دفتر مشاغل، جایگزین آن شده است. همچنین، دفتر کپیه نیز به دلیل سیستم اتوماسیون، دیگر استفاده نمی گردد.

لذا، در حال حاضر، در میان چهار دفتر فوق، صرفا دو دفتر روزنامه و کل، مورد استفاده تجار بوده که هر ساله باید مطابق مقررات نحوه ثبت نام این دفاتر، در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر، ثبت نام و سپس، پلمپ شوند. البته، علاوه بر این دو دفتر، مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی که از سوی سازمان امور مالیاتی کشور، تهیه و و ابلاغ گردیده، دفتر مشاغل نیز باید در کنار دو دفتر فوق، توسط تجار، تنظیم گردد، اما، این دفتر، نیاز به پلمپ ندارد. بنابراین، ما نیز در ادامه، به تعریف این سه دفتر خواهیم پرداخت.

به موجب ماده 7 قانون تجارت: « دفتر روزنامه، دفتری است که تاجر باید همه روزه، مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (‌از قبیل خرید و‌ فروش و ظهرنویسی) و به طور کلی، جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود ‌برداشت می‌ کند، در آن دفتر ثبت نماید. »

بنابراین، دفتر روزنامه، همانطور که از عنوان آن مشخص است، دفتری است که تجار و شرکت های تجاری باید تمام داد و ستد تجاری خود را هر روز، در این دفتر وارد نمایند. علاوه بر این داد و ستدها، وارد کردن اطلاعات مربوط به هزینه های شخصی برداشت شده تاجر نیز در این دفتر، الزامی می باشد.

دفتر کل نیز در ماده 8 قانون تجارت، تعریف شده است. مطابق این ماده: « دفتر کل، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه، از دفتر روزنامه، استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جدا‌کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند. »

لذا، طبق این ماده، دفتر کل، دفتری است که اطلاعات آن، به طور هفتگی، تنظیم شده و تاجر، باید اطلاعات معاملات تجاری خود که در دفتر روزنامه وارد کرده را بر اساس نوع معاملات، تفکیک و این اطلاعات تفکیک شده را در دفتر کل، وارد نماید.

همچنین، ماده 6 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، در تعریف دفتر مشاغل، مقرر داشته :« دفتر مشاغل (دفتر درآمد وهزینه) دفتری است که لااقل، متضمن ستون هائی برای درج تاریخ، شرح موضوع، درآمد و هزینه و دارائی های قابل استهلاک باشد؛ اقلام مذکور، به ترتیب تاریخ وقوع، در آن ثبت گردد، بطوریکه در پایان سال، تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و نتیجتا تنظیم حساب سود و زیان از آن، امکان پذیر باشد.»

بنابراین، دفتر مشاغل یا دفتر درآمد و هزینه، دفتری است که درآمدها و هزینه های دارایی قابل استهلاک تاجر یا شرکت تجاری، به تفکیک، در آن، درج شده و با بررسی این دفتر در پایان سال مالی، تنظیم حساب سود و زیان تاجر، امکان پذیر می باشد.

سایت دفاتر قانونی

تجار حقیقی و حقوقی، باید هر ساله، قبل از پایان سال مالی خود، برای ثبت نام دفاتر قانونی و پلمپ این دفاتر، برای سال بعد اقدام نمایند. در گذشته، نحوه ثبت نام دفاتر قانونی، از طریق مراجعه حضوری به ادارات مالیات و مرجع ثبت شرکت ها انجام می شد که فرآیندی وقت گیر و هزینه بر بود.

اما، در حال حاضر و با راه اندازی سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، کلیه تجار و شرکت های تجاری، می توانند مطابق مقررات نحوه ثبت نام سایت، برای دریافت و پلمپ دفاتر قانونی، از طریق سایت مزبور، اقدام نموده و دفاتر تجاری خود را در آدرس تجارت خانه یا شرکت، تحویل بگیرند.

سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی یا در واقع، همان سامانه جامع ثبت شرکت ها، به عنوان یکی از زیر مجموعه های سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، سایتی بوده که کلیه فعالان عرصه تجارت، می توانند با مراجعه به آن، در آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir و از طریق بخش (پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی) برای ثبت درخواست خود، مطابق مقررات نحوه ثبت نام سایت، اقدام نمایند.

البته، از آنجا که نحوه ثبت نام برای دریافت دفاتر تجاری، در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، دارای ترتیب و مراحل خاصی بوده، در بخش بعد، ضمن یک راهنمای تصویری، نحوه ثبت نام دفاتر تجاری برای پلمپ این دفاتر را توضیح خواهیم داد.

نحوه پلمپ دفاتر قانونی 1401

تجار و شرکت های تجاری، باید هر ساله برای تهیه دفاتر روزنامه و کل جدید و پلمپ این دفاتر، پس از ثبت نام در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، یا همان سامانه جامع ثبت شرکت ها اقدام نمایند. با توجه به اهمیت انجام صحیح این فرآیند، در این بخش، ضمن یک راهنمای تصویری، به توضیح نحوه پلمپ دفاتر قانونی در سال 1401 می پردازیم.

در مرورگر دستگاه خود، آدرس سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، یا همان سامانه جامع ثبت شرکتها، یعنی irsherkat.ssaa.ir را جست و جو کرده و پس از ورود به صفحه اصلی سایت، بر روی سربرگ(پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی) کلیک نمایید. حال، ابتدا، نوع شخص متقاضی پلمپ، یعنی حقیقی یا حقوقی بودن تاجر را مشخص کرده و پس از وارد کردن اطلاعات مربوط به سال مالی وی و سایر اطلاعات مربوطه، دکمه گام بعدی را بزنید. ما در اینجا، به عنوان مثال، نوع شخص را شخص حقوقی انتخاب کرده ایم.

در این مرحله از مراحل پلمپ دفاتر قانونی در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مطابق مقررات نحوه ثبت نام سایت، باید اطلاعات تاجر را وارد نمایید. چنانچه، در مرحله قبل، نوع متقاضی را شخص حقوقی انتخاب کرده اید، در این مرحله، باید شناسه ملی شرکت، شماره ثبت و سایر اطلاعات ثبتی شرکت خود را وارد نمایید، در غیر این صورت، لازم است تا اطلاعات شخص حقیقی، نظیر کد ملی وی وارد سایت شود.

در صفحه جدید، سمت شخصی که اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی را پر می کند، مشخص نموده و اطلاعات هویتی و نشانی وی را وارد کرده و بر روی دکمه گام بعدی کلیک نمایید.

در این صفحه، اطلاعات هر یک از اعضای هیات مدیره را وارد کرده و پس از وارد کردن اطلاعات هر یک از اعضا، بر روی دکمه ثبت اطلاعات شخص، کلیک کنید.

مطابق مقررات نحوه ثبت نام سایت، در این مرحله از مراحل پلمپ دفاتر قانونی در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، باید سمت اعضای هیات مدیره را مشخص کرده و اطلاعاتی نظیر مدت تصدی آنها را در کادرهای مشخص شده، وارد نمایید.

در صفحه جدید، نوع دفتری که قصد پلمپ آن را دارید، مشخص کرده و پس از تعیین تعداد دفتر و تعداد برگ های آن، بر روی دکمه ذخیره دفتر مورد تقاضا کلیک کرده و در نهایت، پس از وارد کردن اطلاعات تمامی دفاتر، دکمه گام بعدی را بزنید.

پس از انجام روند پلمپ دفاتر قانونی 1401، مطابق مراحل بالا، دکمه پذیرش نهایی را بزنید تا اظهارنامه الکترونیکی پلمپ دفاتر قانونی، به شما نشان داده شود. سپس، این اظهارنامه را دانلود، مهر و امضا کنید و همراه با سایر مدارک، از طریق پست، برای مرجع ثبت شرکت ها ارسال نمایید.

پس از دریافت رسید پستی، مجددا به سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، یا همان سامانه جامع ثبت شرکتها، به آدرس irsherkat.ssaa.ir وارد شده و از بخش پیگیری درخواست ، برای وارد کردن اطلاعات بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک به پست استفاده نمایید. با انجام این مراحل و پس از صادر شدن دفاتر پلمپ شده، این دفاتر به آدرس تاجر ارسال می گردد.

لازم به ذکر است که مطابق مقررات نحوه ثبت نام سایت پلمپ دفاتر قانونی، ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، نیازمند ارائه مدارک لازم، بوده که این مدارک، برای تجار حقیقی، شامل کپی کارت ملی و کپی پروانه کسب و برای شرکت های تجاری، کپی کارت ملی مدیر عامل، کپی آگهی تاسیس، کپی آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و کپی وکالت نامه، در صورت داشتن وکیل می باشد.

نحوه تنظیم دفاتر قانونی

علاوه بر نحوه ثبت نام دفاتر تجاری در سایت ثبت درخواست پلمپ این دفاتر، مساله دیگری که در رابطه با دفاتر پلمپ، باید به آن پرداخته شود، بحث نحوه تنظیم این دفاتر می باشد. نحوه تنظیم دفاتر قانونی، در آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، که از سوی سازمان امور مالیاتی کشور، تهیه و ابلاغ گردیده، مشخص شده است. لذا، در این بخش، به توضیح نکات مربوط به نحوه تنظیم این دفاتر خواهیم پرداخت.

کلیه فعالان عرصه تجارت، باید برای هر سال مالی، دفاتر جدید، تهیه و پلمپ نمایند. در صورت قصد تاجر، برای استفاده از دفاتر استفاده نشده سال قبل، این مساله، باید ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید، به اداره مالیات مربوطه، اطلاع داده شود.

تجار و شرکت های تجاری، باید کلیه عملیات مالی را در دفتر حسابداری مربوطه وارد کرده، ولو اینکه از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی، برای نگهداری حساب های مالی خود استفاده می کنند.

نوشتن و تنظیم دفاتر قانونی، با ابزاری مانند مداد که به راحتی، قابل محو شدن بوده، ممنوع است و ضمنا، تنظیم این دفاتر، باید به روش دستی انجام گیرد.

کلیه عملیاتی مالی که هر ماه، در دفاتر روزنامه ثبت می شوند، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد، در دفتر کل نیز وارد شوند.

در تنظیم دفاتر قانونی، انجام این اعمال، ممنوع می باشد: 1- سفید ماندن یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل و جای سفید بیش از حد معمول گذاشتن در یک صفحه. 2- پوشاندن یا پاک کردن اطلاعات دفاتر، با استفاده از جوهر، رنگ یا سایر مواد شیمیایی. 3- قلم زدن و خط زدن اطلاعات درج شده در دفاتر، نوشتن مابین سطرهای دفتر و در حاشیه صفحات آن. 4- تراشیدن و پاک کردن اطلاعات موجود در دفاتر قانونی.

موارد رد دفاتر قانونی

تجار و شرکت های تجاری که قصد تنظیم دفاتر قانونی و استفاده از مزایای این دفاتر، در ثبت نام اظهارنامه مالیاتی را داشته، لازم است تا به این نکته توجه داشته باشند که در صورت عدم رعایت برخی نکات، دفاتر آنها از سوی سازمان امور مالیاتی کشور، رد می گردد. موارد رد دفاتر قانونی، مطابق ماده 20 آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، عبارتند از:

دفاتر قانونی که از طریق سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر، تهیه و پلمپ شده، از حالت پلمپ خارج شده یا یک یا چند برگ از برگ های دفتر، کم شود.

عدم ثبت عملیات مالی در دفتر مربوط به آن یا وارد کردن اطلاعات نادرست.

معامله تجاری صورت گرفته توسط تاجر، در تاریخ مقدمی بر تاریخ واقعی معامله، در دفتر ثبت شود.

ثبت اطلاعات در حاشیه دفتر و مابین سطور.

تراشیدن و پاک کردن، پوشاندن اطلاعات با رنگ و جوهر و محو کردن اطلاعات دفتر با مواد شیمیایی، به منظور سوء استفاده.

سفید گذاشتن تمام صفحه، در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل، با هدف سوء استفاده و گذاشتن جای سفید بیش از حد، در یک صفحه از دفتر.

بستانکار شدن حساب های بانکی و نقدی تاجر.

تاخیر در وارد کردن اطلاعات در دفاتر تجاری، بر خلاف مقررات آیین نامه.

ارائه نکردن دستورالعمل نحوه کار ماشین و برنامه های آن، توسط تجاری که از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می کنند.

استفاده از دفاتر استفاده نشده سال های قبل، بدون اطلاع به اداره مالیات مربوطه.

ارائه نکردن یک یا چند دفتر از دفاتر قانونی تاجر به اداره مالیات، ولو اینکه دفتر ارائه نشده، جزء دفاتر استفاده نشده تاجر باشد.

تا زمانی که موسسین، از طریق مراجعه به اداره ثبت شرکت یا سامانه ثبت شرکت ها و طی کردن روال قانونی، اقدام به ثبت شرکت نکرده باشند، نمی توانند به صورت قانونی فعالیت تجاری شرکت را شروع نمایند. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این رابطه، مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

نحوه ثبت نام دفاتر قانونی

سوال مهم دیگری که در رابطه با دفاتر قانونی مطرح می گردد، این مساله می باشد که نحوه ثبت نام این دفاتر به چه صورت است. در پاسخ به این سوال، باید گفت، نحوه ثبت نام دفاتر قانونی، همان روندی است که برای ثبت درخواست پلمپ این دفاتر، در سایت جامع ثبت شرکت ها طی می گردد.

بنابراین، نحوه ثبت نام دفاتر قانونی، بدین صورت بوده که متقاضی، اعم از تاجر حقیقی یا شرکت تجاری، باید، با مراجعه به سایت جامع ثبت شرکت ها، به آدرس irsherkat.ssaa.ir و از طریق گزینه (پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی) برای وارد کردن اطلاعات خود و همچنین، اطلاعات مربوط به دفاتر، در سایت اقدام نماید.

پس از انجام مراحل ثبت نام دفاتر در سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، متقاضی باید هزینه های لازم را پرداخت کرده و اظهارنامه و سایر مدارک لازم را از طریق پست، برای مرجع ثبت شرکت ها ارسال نماید. در این صورت، دفاتر قانونی مورد تقاضای تاجر یا شرکت تجاری، به صورت پلمپ شده، به آدرس متقاضی، ارسال می گردد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد دفاتر قانونی در کانال تلگرام حقوق تجاری عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون دفاتر قانونی پاسخ دهند.