رایانامه شرکت

رایانامه شرکت، ایمیلی بوده که برای یک شرکت و با استفاده از دامنه اختصاصی سایت آن شرکت، ساخته می شود. طراحی سایت، ثبت دامنه و خرید هاست، از شرایط ساخت ایمیل تجاری بوده و مراحل ساخت آن نیز با ورود به پنل کاربری در سایت ارائه دهنده هاست، بخش ساخت ایمیل می باشد.

با وجود راه اندازی شبکه های اجتماعی و گسترش آن، ایمیل، به ویژه برای شرکت های تجاری، همچنان گزینه اصلی مکاتبات الکترونیکی با مشتریان، رقبای تجاری و همکاران شرکت، محسوب می شود.

نکته ای که در رابطه با ساخت ایمیل، وجود داشته، این مساله بوده که شرکت ها، به منظور حفظ اعتبار تجاری و گسترش برند خود، لازم است تا به جای استفاده از سرویس دهندگان رایگان، از رایانامه شرکت یا ایمیل تجاری اختصاصی استفاده کرده که دارای نحوه و شرایط ساخت مخصوص به خود می باشد.

با توجه به اهمیت این ایمیل، برای شرکت ها، در این مقاله، ابتدا به این سوال پاسخ داده شده که رایانامه شرکت چیست؟ سپس، شرایط ، دلایل لزوم و نحوه ساخت ایمیل تجاری شرکت، توضیح داده شده است. 

رایانامه شرکت چیست؟

پیش از پاسخ به این سوال که رایانامه شرکت چیست و شرایط ساخت یک ایمیل تجاری چه می باشد، لازم است تا کمی در مورد تفاوت ایمیل عادی با رایانامه شرکت، صحبت کرده و سپس به سوالات فوق، پاسخ دهیم.

همه افراد، با مفهومی به نام ایمیل که معادل فارسی آن، رایانامه بوده، آشنا می باشند. ایمیل یا رایانامه، یک سرویس اینترنتی بوده که از طریق آن، افراد می توانند برای ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی، اقدام نمایند.

اشخاص حقیقی، به طور معمول، در هنگام ساخت ایمیل یا رایانامه، از سرویس دهنده های رایگان، همچون جیمیل، یاهو و هات میل، استفاده کرده و بنابراین، آدرس ایمیل آنها، آدرسی با دامنه این سرویس دهنده ها است. ایمیل ghaderi@gmail.com ، نمونه ای از این نوع ایمیل ها می باشد.

اما شرایط ساخت رایانامه شرکت یا ایمیل تجاری، متفاوت می باشد. با این توضیح که، در این نوع از ایمیل، مدیران شرکت، برای ساخت ایمیل، به جای استفاده از سرویس دهنده های رایگان، همچون جیمیل، یاهو و هات میل، از دامنه یا URL سایت شرکت، برای ساخت ایمیل، استفاده می کنند.

برای روشن شدن مطلب، به این مثال، توجه نمایید: فرض کنید، آدرس یا همان URL سایت یک شرکت، tehrankhodro.com باشد. اگر مدیران این شرکت، برای ساخت یک ایمیل، جهت بخش پشتیبانی شرکت، اقدام نمایند، آدرس این ایمیل، بدین صورت خواهد بود: support@tehrankhodro.com. ساخت این ایمیل، مستلزم، فراهم بودن شرایط ساخت رایانامه شرکت بوده که در بخش بعد، به توضیح این شرایط می پردازیم.

شرایط ساخت رایانامه شرکت

شرکت های تجاری که قصد ساخت رایانامه شرکت یا ایمیل تجاری را داشته، باید به این نکته توجه نمایند که ایجاد این نوع از ایمیل، مستلزم فراهم کردن شرایط ساخت آن بوده که بدون این شرایط، امکان ساخت ایمیل تجاری، برای آنها وجود نخواهد داشت. لذا، در این بخش، به توضیح شرایط ساخت رایانامه شرکت می پردازیم.

طراحی و ساخت سایت شرکت

اولین شرط از شرایط ساخت رایانامه شرکت، طراحی سایت شرکت می باشد. اگرچه سایت های خاصی، ارائه دهنده خدمات رایگان طراحی سایت بوده، اما چنانچه قصد یک فعالیت جدی تجاری را دارید، توصیه می شود که حتما با استفاده از دانش و تجربه یک متخصص حرفه ای، برای طراحی سایت شرکت خود، اقدام نمایید.

ثبت دامنه

از دیگر شرایط ساخت رایانامه شرکت، ثبت دامنه، برای سایت شرکت می باشد. پس از طراحی سایت شرکت، لازم است تا دامنه، URL یا همان آدرس اینترنتی سایت شرکت خود را ثبت کنید. سایت های زیادی، ارائه دهنده خدمات مربوط به ثبت دامنه بوده که می توانید با استفاده از یکی از این سایت ها، برای ثبت دامنه سایت شرکت خود، اقدام نمایید.

ثبت نام میزبانی وب یا هاست

ثبت نام میزبانی وب یا هاست نیز از دیگر شرایط ساخت رایانامه شرکت می باشد. پس از طراحی سایت شرکت و ثبت دامنه آن، اکنون، وقت آن است تا سایت خود را وارد فضای اینترنت کرده و آن را آنلاین کنید. برای انجام این امر، باید با ورود به یکی از سایت های ارائه دهنده هاست، نظیر هاست Cpanel، برای ثبت نام میزبانی وب یا هاست اقدام نمایید.  

دلایل لزوم ساخت رایانامه شرکت

یکی از سوالات مهمی که در رابطه با رایانامه شرکت وجود داشته، این سوال بوده که چرا مدیران یک شرکت تجاری تازه تاسیس شده، لازم است تا به جای استفاده از سرویس دهنده های رایگان، همچون جیمیل، از رایانامه شرکت با دامنه اختصاصی خود، استفاده نمایند؟ در پاسخ به این سوال، لازم است تا به دلایل زیر، توجه شود:

فراهم کردن یک وجهه حرفه ای برای شرکت

استفاده از سرویس دهنده های ایمیل رایگان، همچون جیمیل، برای ساخت رایانامه شرکت، این سوال را در ذهن مشتریان شما مطرح خواهد کرد که چرا این شرکت، هزینه ای را برای ساخت ایمیل اختصاصی خود، پرداخت نکرده است. این امر، در کنار ایمیل اختصاصی رقبای تجاری شرکت شما، مشتریان را به اعتبار شرکت شما مشکوک ساخته و اثرات منفی را بر فعالیت تجاری شما خواهد گذاشت.

کمک به ساخت و گسترش برند شرکت

ساخت رایانامه اختصاصی شرکت و قید کردن آن در سربرگ اختصاصی شرکت در کلیه مکاتبات تجاری و کارت ویزیت شرکت، نقش مهمی در ساخت و گسترش برند شرکت و تثبیت آن، در ذهن مشتریان و مخاطبان شرکت، خواهد داشت.

کمک به شناخته شدن سایت شرکت

ارسال پیام ها و نامه های شرکت، به مشتریان، رقبا و همکاران شرکت، با استفاده از ایمیل تجاری، از آنجا که حاوی آدرس سایت شرکت، در انتهای ایمیل های ارسال شده بوده، این امکان را برای مخاطبان، فراهم کرده تا به به آدرس سایت شرکت، دسترسی داشته و برای کسب اطلاعات بیشتر، به آن سایت مراجعه نمایند.

افزایش احتمال باز شدن و خوانده شدن ایمیل های شرکت

هنگامی که یک شرکت، از ایمیل تجاری، برای فرستادن پیام و به ویژه تبلیغ کالاها و خدمات شرکت، استفاده می کند، این احتمال که نامه های الکترونیکی شرکت، توسط مخاطبان باز شده و خوانده شود، به نحو چشمگیری افزایش می یابد. چرا که غالب افراد، ایمیل های ناشناخته و با پسوند سرویش دهندگان رایگان، همچون جیمیل را به عنوان اسپم، شناسایی کرده و از باز کردن این ایمیل ها، خودداری می کنند.

نحوه ساخت رایانامه تجاری 

در صورتی که تمامی مقدمات و شرایط ساخت رایانامه شرکت، فراهم می باشد، مدیران شرکت تجاری، می توانند برای ساخت ایمیل تجاری شرکت، اقدام نمایند. لذا، در این قسمت، به توضیح نحوه ساخت ایمیل تجاری پرداخته که مطابق راهنمای تصویری زیر می باشد.

لازم به ذکر است که بسیاری از سرویس دهندگان هاست، این امکان را برای مشتریان خود فراهم کرده که از طریق ورود به پنل خود در سایت ارائه دهنده هاست مربوطه، برای ساخت ایمیل تجاری، به تعداد نامحدود، اقدام نمایند. یکی از این سایت های خدمات میزبانی وب، هاست Cpanel بوده که در راهنمای تصویری زیر، نحوه ساخت رایانامه تجاری، از طریق این هاست، توضیح داده شده است.

ابتدا وارد پنل کاربری خود در سایت هاست Cpanel شده و از منوی سمت راست، قسمت STATISTICS، بر روی گزینه Email Accounts کلیک نمایید.

در صفحه جدید، به منظور ساخت رایانامه تجاری، گزینه Email Accounts را کلیک کنید.

در پنجره ظاهر شده، در کادر Email پیشوند ایمیل خود، همچون info یاsupport را وارد کرده و پس از وارد کردن پسورد و تکرار آن، دکمه Creat Account را بزنید.

سامانه جامع ثبت شرکتها به آدرس irsherkat.ssaa.ir عنوان سامانه ای است که از طریق آن، متقاضیان می توانند برای ثبت شرکت و تغییرات آن، اقدام نمایند. برای دریافت اطلاعات بیشتر در این رابطه، مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد رایانامه شرکت در کانال تلگرام حقوق تجاری عضو شوید . کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون رایانامه شرکت پاسخ دهند.