ثبت اینترنتی اظهارنامه ثبت دفتر تجاری

سامانه ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری از زیر مجموعه های سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بوده که افراد متقاضی ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری می توانند بدون مراجعه حضوری، از طریق ورود به سایت سامانه و انتخاب گزینه اظهارنامه دفتر ثبت تجاری و طی نمودن مراحل آن اقدام به ثبت، استعلام و یا تمدید اظهارنامه خود نمایند.

هر تاجر، اعم از شخص حقیقی یا حقوقی، موظف است سلسله تعهداتی که به فعالیت تجاری و حرفه ای او مربوط می شود را رعایت کند. از جمله تعهداتی که بر عهده تمامی تاجران است ثبت اسم خود در دفتر ثبت تجاری به موجب مواد 16 تا 19 قانون تجارت همچنین آئین نامه دفتر ثبت تجارتی مصوب 1352می باشد. که به موجب این قوانین و آئین نامه، ضررورت و تشریفات ثبت نام تاجر در دفتر ثبت تجاری از طریق تسلیم اظهارنامه است. مطابق ماده 4 آئین نامه دفتر ثبت تجارتی تمامی تجار ظرف یک ماه از تاریخ شروع به کار یا تاسیس باید اقدام به این امر نموده و عدم انجام آن با ضمانت اجرای جزای نقدی مواجه می گردد.

امروزه جهت تسهیل در روند امور مربوط به این امر دایره ثبت شرکت ها اقدام به راه اندازی سایت سامانه جامع ثبت شرکت ها نموده است و در مراجعه حضوری در این خصوص افراد را به ثبت اظهارنامه به صورت اینترنتی هدایت می نمایند. متقاضیان می توانند با مراجعه به آدرس اینترنتی irsherkat.ssaa.ir و ورود به سامانه اقدام به ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری نمایند.

در این مقاله بر آن شدیم تا به پرسش اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری چیست پاسخ داده و مطالبی در خصوص سامانه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری و نحوه ورود و ثبت اظهارنامه در این سامانه ارائه دهیم. در ادامه نیز مطالبی در خصوص استعلام و تمدید اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری ارائه گردید است.

اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری چیست

اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی سندی رسمی است که توسط تاجران حقیقی یا حقوقی که قصد فعالیت تجاری دارند، تنظیم و به اداره ثبت شرکت‌ ها و موسسات غیرتجاری ارائه می‌ شود. این اظهارنامه حاوی اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی یا نام شرکت، شماره ثبت، نشانی، نوع فعالیت تجاری، میزان سرمایه، نام شرکا (در صورت وجود) و سایر جزئیات مربوط به کسب‌وکار است. ثبت این اطلاعات در دفتر ثبت تجارتی به شفاف‌سازی فعالیت‌ های اقتصادی کمک کرده و باعث رسمی شدن فعالیت تجاری فرد یا شرکت می‌ شود.

ارائه اظهارنامه ثبت تجارتی مزایای متعددی دارد. از جمله این مزایا می‌ توان به کسب اعتبار قانونی برای فعالیت‌ های تجاری، امکان استفاده از تسهیلات بانکی، اخذ کارت بازرگانی برای واردات و صادرات کالا و همچنین حمایت‌ های قانونی در صورت بروز اختلافات حقوقی، اشاره کرد.

ثبت اظهارنامه دفتر تجارتی برای برخی مشاغل اجباری است و عدم انجام آن ممکن است منجر به جریمه‌ های قانونی یا محدودیت در انجام معاملات تجاری شود. به همین دلیل، افرادی که فعالیت تجاری مستمر دارند، باید به ثبت اطلاعات خود اقدام کنند و در صورت تغییر در اطلاعات، مراتب را در زمان مقرر به اداره ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری اعلام نمایند. این فرآیند در جهت ایجاد شفافیت اقتصادی و ساماندهی فعالیت‌ های تجاری کشور نقش بسیار مهمی ایفا می‌ کند.

سامانه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری

همانطور که می دانیم هر شخصی اعم از حقیقی یا حقوقی که شغل و پیشه خود را تجارت قرار داده و بنا بر قانون تجارت تاجر شناخته می شود، باید اقدام به ثبت نام در دفتر ثبت تجاری نماید که در گذشته نحوه و مراحل آن از طریق پر کردن اظهارنامه به صورت دستی در سه نسخه و با مراجعه حضوری و تحویل مدارک لازم به کارشناس دفتر ثبت تجاری مستقر در واحد ثبتی مربوطه صورت می پذیرفت. 

اما امروزه نحوه و مراحل ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری از قالب سنتی خارج گشته و سایت سامانه irsherkat.ssaa.ir جهت ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری توسط سامانه جامع ثبت شرکت ها راه اندازی شده است و از دیگر امکانات آن می توان به ثبت اینترنتی پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی اشاره نمود. متقاضیان ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی می توانند با ورود به سایت و انتخاب گزینه اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی و طی نمودن مراحل آن اقدام به ثبت اظهارنامه خود نمایند.

سامانه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری یک بستر الکترونیکی است که توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور راه‌ اندازی شده تا فرآیند ثبت اطلاعات تجار و شرکت‌ ها را تسهیل کند. از طریق این سامانه، افراد حقیقی و حقوقی می‌ توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری، اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی خود را تکمیل و ارسال نمایند. این سامانه امکان اصلاح اطلاعات، تمدید ثبت و دریافت گواهی‌ های مربوطه را نیز فراهم می‌ کند. استفاده از سامانه ثبت اظهارنامه تجارتی موجب کاهش بروکراسی اداری، افزایش شفافیت اقتصادی و تسریع در فرآیند ثبت و به‌ روزرسانی اطلاعات کسب‌ و کارها می‌ شود.

ورود به سامانه ثبت دفاتر تجاری

چنانچه شخصی بر مبنای قانون تجارت تاجر شناخته شده و قصد ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری خود به صورت اینترنتی را داشته باشد، همانند زمانی که قصد ثبت شعبه و نمایندگی شرکت را داشته، در ابتدا باید وارد سایت سامانه جامع ثبت شرکتها شده و گزینه اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی را انتخاب نماید. با انتخاب گزینه مذکور شش زیر مجموعه زیر برای متقاضی ظاهر می گردد و می تواند بسته به نیاز خود یکی از آن ها را انتخاب نماید:

۱ثبت نام اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی

۲پذیرش اظهارنامه تمدید دفتر ثبت تجارتی

۳پذیرش اظهارنامه تغییر دفتر ثبت تجارتی

۴پذیرش اظهارنامه ابطال دفتر ثبت تجارتی

۵مشاهده آخرین وضعیت اظهارنامه پذیرش شده

۶شماره پیگیری اظهارنامه پذیرش شده را فراموش کرده ام

بنابراین برای ورود به سامانه ثبت دفاتر تجاری، متقاضیان باید به وب‌ سایت رسمی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یا سامانه جامع ثبت شرکت‌ ها مراجعه کنند. پس از ورود به سامانه، کاربران می‌ توانند به خدمات مربوط به ثبت دفاتر تجاری، تکمیل اظهارنامه، ویرایش اطلاعات و دریافت گواهی‌ های مورد نیاز دسترسی داشته باشند. این سامانه با هدف تسهیل فرآیند های اداری و افزایش دقت در ثبت اطلاعات تجاری راه‌ اندازی شده است.

نحوه و مراحل اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری برای کارت بازرگانی

همانطور که در بالا اشاره کردیم هر فرد تاجر جهت ثبت اینترنتی اظهارنامه دفتر ثبت تجاری ابتدا باید از آدرس irsherkat.ssaa.ir به سایت جامع ثبت شرکت ها ورود یافته و از 6 گزینه موجود در سامانه، گزینه اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی را انتخاب نموده و مراحل زیر را به ترتیب طی نماید:

۱گزینه پذیرش اظهارنامه ثبت نام در دفتر ثبت تجارتی را انتخاب کرده. پس از انتخاب این گزینه سایت از متقاضی می خواهد شماره پیگیری درخواست خود که همان شماره پیگیری درخواست پلمب مکانیزه دفاتر قانونی می باشد را در کادر ظاهر شده وارد نماید؛ در صورت فراموشی شماره پیگیری می توان از گزینه شماره پیگیری خود را فراموش کرده ام استفاده نموده و با وارد کردن اطلاعات خواسته شده اقدام به بازیابی شماره پیگیری خود نمود.

۲در این گام باید از منوی نوع شخص متقاضی، گزینه شخص حقوقی/حقیقی را انتخاب نموده و پس از آن اطلاعات از پایگاه اطلاعات سامانه جامع استخراج و نمایش داده می شود. در این مرحله می توان اقدام به تغییر شماره تلفن شخص نمود و شماره تلفن قابل ویرایش می باشد.

۳در این اطلاعات مدیر عامل شخصیت حقوقی نمایان می گردد و کد پستی وی قابل تغییر می باشد. لازم به تذکر است اطلاعات باید منطبق با آخرین تغییرات صورت گرفته شخص حقوقی باشد در صورت مغایرت یا انقضای مهلت تصدی مدیر عامل، از آنجا که کارت بازرگانی صرفا به نام مدیریت شخصیت حقوقی که اطلاعات وی ظاهر گشته صادر می شود، باید جهت به روز رسانی این اطلاعات از طریق گزینه صورت جلسه تغییرات در همین سامانه اقدام شود.

۴در این گام باید اطلاعات امضا کنندگان ذیل دفتر الکترونیک را وارد نمود. در صورتی که متقاضی دفتر ثبت تجارتی شخصیت حقوقی دولتی است، باید اطلاعات معرفی نامه صادره در قسمت وکالتنامه وارد شود.

۵در گام بعد متقاضی می­بایست گروه فعالیت خود را که یکی از موارد بازرگانی، صنعت،کشاورزی و... می ­باشد انتخاب نموده، سپس حداکثر 3 دسته از رشته های فعالیت را که زیر مجموعه گروه انتخاب شده هستند انتخاب نماید.

۶در ادامه متقاضی، رشته تجارت را اعم از داخلی، خارجی یا داخلی - خارجی انتخاب می­ نماید، اشخاصی که قصد واردات یا صادرات کالا را دارند باید تجارت خارجی را انتخاب کنند. سپس متقاضی باید اقدام به وارد نمودن میزان سرمایه خود کند. برای شخص حقوقی ملاک سرمایه، آخرین سرمایه ثبت شده شرکت و برای شخص حقیقی حداقل مبلغ پانصد هزار تومان می باشد. در ادامه متقاضی ارقام کالا را وارد نموده که منظور از ارقام کالا در این قسمت نوع جنس و چند بخش از کالاهایی که قصد تجارت آنها را دارد می ­باشد.

۷در مرحله پایانی شخص متقاضی پس از رویت اطلاعات و اطمینان از صحت آنها اقدام به پذیرش نهایی درخواست خود، چاپ اظهارنامه و دریافت رسید پذیرش اینترنتی می نماید. لازم به تذکر است پس از ثبت به هیچ عنوان امکان ویرایش اطلاعات وجود نخواهد داشت و مغایرت میان اطلاعات ثبت شده و مدارک منجر به ابطال درخواست متقاضی خواهد شد.

۸پس طی مراحل بالا فرد متقاضی ظرف 10 روز از تاریخ پذیرش نهایی باید به صورت حضوری جهت ثبت همراه با مدارکی که در رسید پذیرش اینترنتی ذکر شده به اداره ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری مراجعه نماید. مدارک مورد نیاز عبارتند از:

اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی که از سامانه دریافت نموده اید و باید به امضای مدیر عامل یا وکیل تکمیل کننده سامانه رسیده باشد و ممهور به مهر شرکت باشد.

تصویر آخرین روزنامه رسمی شرکت حسب مورد (در خصوص تغییرات مدیر عامل، آدرس، سرمایه، نام مرکز اصلی)

تصویر کارت ملی مدیر عامل

اصل تصویر یا مصدق وکالت نامه حسب مورد و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص حقوقی دولتی

لازم به تذکر است، متقاضیان، پس از ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری خود به صورت اینترنتی، می توانند از طریق همین سامانه، اقدام به ثبت اینترنتی پیگیری درخواست خود در سایت اداره ثبت شرکت ها و اطلاع از وضعیت آن نمایند. پس از ارسال اظهارنامه و بررسی و تایید آن توسط کارشناسان سامانه، نوبت به امضای الکترونیکی اظهارنامه می رسد. به این منظور صاحب امضا باید با مراجعه به سامانه ثبت من نسبت به درج امضا اقدام نماید.

تمدید اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری

تمدید اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری یکی از الزامات قانونی برای تجار و شرکت‌ هایی است که دارای دفتر ثبت تجاری هستند. این تمدید به معنای به‌ روزرسانی و تایید مجدد اطلاعات ثبت‌ شده در سامانه ثبت شرکت هاست تا از صحت و اعتبار آن‌ ها اطمینان حاصل شود. طبق مقررات، تاجران حقیقی و حقوقی موظف‌ اند در بازه‌ های زمانی مشخص (معمولا سالانه) نسبت به تمدید اظهارنامه خود اقدام نمایند؛ در غیر این صورت، ممکن است با مشکلاتی نظیر محدودیت در انجام فعالیت‌ های تجاری، عدم امکان دریافت تسهیلات بانکی یا حتی جریمه‌ های قانونی مواجه شوند. کاربران به منظور تمدید اظهارنامه می توانند به سامانه جامع ثبت شرکت ها مراجعه نموده و گزینه تمدید اظهارنامه را انتخاب نمایند.

برای انجام تمدید، متقاضیان باید وارد سامانه ثبت دفاتر تجاری شده و پس از ورود به سامانه، درخواست تمدید را ثبت کنند. در این فرآیند، اطلاعات تجاری بررسی و در صورت لزوم اصلاح یا تکمیل می‌ شود. پس از تایید نهایی، گواهی تمدید صادر شده و امکان ادامه فعالیت رسمی فراهم می‌ گردد. هدف از این فرآیند، بهبود شفافیت اقتصادی، جلوگیری از فعالیت‌ های غیرقانونی و ایجاد یک نظام منظم برای نظارت بر کسب‌ و کارها است.

استعلام اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری

پس از ارائه توضیحاتی در خصوص اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی، نحوه دریافت و مراحل ثبت نام آن در سامانه جامع ثبت شرکت ها در این بخش قصد داریم به بررسی نحوه استعلام اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری بپردازیم. چنانچه تاجری قصد استعلام اظهارنامه خود را داشته باشد می تواند به دو روش اقدام نماید، روش اول مربوط به زمانی است که وی شماره پیگیری درخواست خود را در اختیار دارد، که در این صورت با مراجعه به سامانه جامع ثبت شرکت ها و انتخاب گزینه پیگیری درخواست، درج شماره پیگیری و انتخاب نوع درخواست بر روی عنوان "اظهارنامه ثبت دفاتر تجارتی" می تواند استعلام درخواست خود را مشاهده نماید.

چنانچه کاربر اطلاعی از ثبت نام یا عدم ثبت نام تاجر در دفاتر تجارتی نداشته باشد می تواند با انتخاب گزینه فراموشی شماره پیگیری و درخواست بازیابی، استعلام ثبت نام خود را بررسی نماید، چنانچه پس از درخواست بازیابی شماره پیگیری، سامانه شماره پیگیری ای را در اختیار فرد قرار دهد به معنای این است که پیش از این در سامانه ثبت نام و دفتر ثبت تجارتی دریافت نموده است. همچنین یک روش دیگر مراجعه به صفحه ثبت اظهارنامه در سامانه جامع ثبت شرکت ها می باشد.

در این روش کاربر با انتخاب گزینه "پذیرش اظهارنامه ثبت نام در دفتر ثبت تجارتی" فرایند ثبت نام را آغاز می کند، چنانچه از قبل ثبت نام داشته باشد سامانه خطا داده و فرایند ثبت نام مجدد، متوقف می شود در غیر این صورت فرایند ثبت نام تا آخرین مرحله انجام خواهد شد. پیگیری درخواست به منظور بررسی اعتبار دفاتر تجارتی اهمیت به سزایی دارد.