سند رسمی چیست

سند رسمی که دارای انواع مختلف می باشد، سندی است که توسط مامورین صلاحیت دار، در حدود وظایف و صلاحیت آن ها، تنظیم شده است و می توان، از آن، به عنوان یکی از ادله اثبات دعوا، در مقام دفاع یا دعوا، استفاده نمود و ادعای انکار یا تردید، در خصوص آن، راه نخواهد داشت. همچنین، مقصود از سند رسمی در قانون ثبت، اسناد تنظیم شده در دفترخانه ها بوده که در حدود مقررات، تنظیم و ثبت می گردند.

یکی از مهمترین دلایلی که به کمک آن، می توان یک دعوای حقوقی یا یک دعوای کیفری را ثابت کرد، سند است. مطابق قانون، انواع سند را می توان شامل سند عادی و سند رسمی دانست. هر یک از این دو قسم سند، شرایط ویژه و خاص خود را دارند و بار اثبات هر یک از آن ها نیز با یکدیگر، متفاوت است.

 از آنجا که سند رسمی، دلیلی محکم در دعوا بوده که ادعای انکار یا تردید، در آن راه ندارد و صرفا، در صورت اثبات جعلی بودن آن، به عنوان دلیل، در محکمه، رد خواهد شد، ضروری است تا با قواعد تنظیم چنین سندی، آشنا بود و سعی داشت تا همواره، اسناد را بر اساس نحوه تنظیم قواعد تنظیم سند رسمی، تنظیم کرد.

از این رو، در مقاله حاضر، قصد داریم بگوییم که سند رسمی چیست، ارکان و ویژگی های آن کدام است، در قانون ثبت، به چه سندی، رسمی می گویند و انواع این سند، چه هستند. علاقمندان به کسب اطلاعات بیشتر در خصوص این موضوع می توانند، در ادامه مقاله، همراه ما باشند.

سند رسمی چیست

بر اساس قانون آیین دادرسی مدنی و کیفری، در کنار اقرار، سوگند و شهادت، سند یکی از مهمترین ادله اثبات دعوا محسوب می شود. خود سند را می توان به دو دسته سند عادی و سند رسمی تقسیم کرد که هریک با هم متفاوت بوده و آثار حقوقی متفاوتی نیز بر جای می گذارند.

نظر به اهمیت این امر یعنی، تشخیص عادی یا رسمی بودن سند و استناد به آن در دادگاه، به عنوان یکی از ادله، قانون مدنی به تعریف سند رسمی پرداخته و به این پرسش که سند رسمی چیست؟ پاسخ داده است. ماده 1287 قانون مدنی، در تعریف سند رسمی، مقرر می دارد: " اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. " 

بر اساس ماده فوق، در هر موردی که مامور رسمی، در حدود صلاحیت خود، به تنظیم اسنادی بپردازد و قواعد و تشریفات آن را نیز رعایت کرده باشد، محصول کار او، یک سند رسمی است که می توان در دادگاه، در مقام دفاع یا دعوا، به آن استناد کرد.

ارکان و ویژگی های سند رسمی

در قسمت قبلی مقاله، توضیح دادیم که سند رسمی چیست و توضیح دادیم که سند دفترچه ای و تک برگی، انواع آن، هستند. در این بخش از مقاله، قصد داریم تا به بررسی ارکان و ویژگی های آن بپردازیم. از جمله مهم ترین ویژگی های سند رسمی، این است که لازم الاجرا بوده و ادعای انکار و تردید، در آن، راه ندارد و در خصوص ارکان آن، باید گفت، همانگونه که از تعریف سند رسمی مقرر در ماده 1287 قانون مدنی بر می آید، سند رسمی، سه رکن اصلی دارد که این سه رکن، عبارتند از:

یکی از مهمترین ارکان سند رسمی، تنظیم سند، توسط مامور رسمی و صلاحیت دار است. در واقع سند رسمی، همه اعتبار و ارزش خود را از مامور صلاحیت دار تنظیم کننده آن می گیرد. مامور رسمی، شاهد و ناظر ممتازی است که قانون، وی را برای ثبت وقایع تعیین کرده و امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین می برد. البته، گفتنی است که ماموران رسمی، لزوما ماموران دولتی نیستند؛ بلکه ممکن است که این اشخاص، مامور به خدمت عمومی شده باشند؛ بدون اینکه در استخدام دولت باشند. مانند سردفتر اسناد رسمی.

ماموران رسمی صرفا در حدود صلاحیتی که به موجب قانون به آنها داده شده است مجاز به اقدام هستند . پس اگر از مرزهای این اختیار و صلاحیت قانونی تجاوز کنند، اعتبار اقداماتشان نیز از بین می رود. مانند اقدام مامور انتظامی یا شهرداری به تنظیم سند رسمی معامله که خارج از صلاحیت آنها است ، یا تنظیم سند رسمی خارج از حوزه صلاحیت سردفتر اسناد رسمی . 

سند تنظیم شده در صورتی عنوان رسمی به خود می گیرد که مامور رسمی، مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد. به عنوان مثال، امضای مامور رسمی، به معنای آن است که مفاد سند، منطبق بر واقعیت و صحیح هستند. پس اگر مامور رسمی، از امضای سند خودداری کند، در واقع مبنای رسمی بودن سند را انجام نداده است. 

تعریف سند رسمی در قانون ثبت

یکی از پرسش های رایج در خصوص سند رسمی، این است که تعریف سند رسمی در قانون ثبت چیست؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت، قانون ثبت، تعریفی مستقل و انحصاری، از سند رسمی، ارائه نداده است و اینگونه نیست که همانند قانون مدنی، ماده ای مخصوص را به آن، اختصاص داده باشد. 

انواع اسناد رسمی

در قسمت های قبلی مقاله، گفتیم که سند رسمی چیست و ارکان آن، چه می باشد. در این بخش از مقاله، قصد داریم تا در خصوص انواع و اقسام سند رسمی، صحبت کنیم و برای هریک از این انواع، مثالی بزنیم. مستفاد از آنچه در ماده 1287 قانون مدنی آمده، در خصوص انواع سند رسمی می توان گفت:

دسته اول، اسنادی هستند که اداره ثبت اسناد و املاک، نسبت به تنظیم آن ها، اقدام کرده است. مانند سند مالکیت، صورتمجلس تحدید حدود که در آن، حدود ملک مشخص می گردد و هر سند و نوشته ای که مامورین صلاحیت دار ثبت، در حدود وظایف خود، تنظیم نموده اند.

دسته دوم، اسنادی که دفترخانه ها یا همان دفاتر اسناد رسمی، نسبت به تنظیم آن ها، اقدام کرده اند مانند اسناد انتقال قطعی یا سند ازدواج یا سند صلح و...

دسته سوم، اسنادی هستند که نزد مامورین رسمی دولت، درحدود وظایف و صلاحیت آنها تنظیم شده و می توان به گواهینامه یا شناسنامه در این خصوص، اشاره نمود. علاقمندان به کسب اطلاعات بیشتر درباره دعوای الزام به تنظیم سند رسمی می توانند، نسبت به مطالعه مقاله زیر اقدام کنند.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد  تنظیم سند رسمی در کانال تلگرام آیین دادرسی و ادله اثبات دعوا عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون تنظیم سند رسمی پاسخ دهند.